Het opnemen van onbetaald verlof of sabbatical komt vaker voor dan je denkt. Voor werkgevers wordt het steeds belangrijker om hier goed mee om te gaan om personeel te behouden. Er zijn verschillende opties als het gaat om het opnemen van onbetaald verlof. Wij vertellen je graag meer!
Opnemen van onbetaald verlof
Werknemers hebben verschillende redenen om met sabbatical of om op onbetaald verlof te gaan, om een droomreis te maken, er even tussenuit te gaan of om meer tijd te besteden aan het gezin. Om welke reden het ook is, het is ontzettend belangrijk om vooraf te communiceren en afspraken te maken. Hieronder benoemen we kort de verschillende typen onbetaald verlof:
Onbetaald verlof
De medewerker is bij onbetaald verlof langere tijd niet of minder aan het werk. Het gevolg hiervan is dat hij/ zij minder of geen loon krijgt. Onbetaald verlof wordt vaak in een van de volgende situaties opgevraagd:
- De medewerker is mantelzorger voor een familielid
- Hij of zij wil meer tijd besteden met het gezin
- De medewerker volgt een deeltijdopleiding
Bij onbetaald verlof kan het zijn dat een medewerker een paar dagen in de week blijft werken, maar minder dan normaal.
Sabbatical
Bij een sabbatical kiezen medewerkers ervoor om voor een langere periode te stoppen met werken en daarna weer terug te komen. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan als:
- De medewerker een voltijdstudie volgt en dit niet kan combineren met werk
- Hij of zij een lange reis wil maken
- De medewerker neemt een sabbatical op voor bezinning
De medewerker last als het ware een pauze in en zal tussentijds ook niet terugkomen.
Aanspraak op onbetaald verlof
In sommige gevallen kan een werknemer wettelijk aanspraak maken op onbetaald verlof. Als werkgever moet je dan instemmen. Dit is bij langdurend zorgverlof en ouderschapsverlof. Maar in de meeste gevallen zal er geen wettelijk recht bestaan voor het onbetaalde verlof. Maar ondanks dat, kan het wel raadzaam zijn om akkoord te gaan met de verlofaanvraag, hoe onhandig of moeilijk het ook is. Het opnemen van onbetaald verlof kan een positief effect hebben op de medewerker en zorgen voor meer rust. Na het verlof komen ze vaak opgeladen terug met nieuwe inzichten en kunnen zich vervolgens verder ontwikkelen binnen jouw bedrijf.
In gevallen van mantelzorg of studie kan het voorkomen dat een medewerker uitvalt door een burn-out bijvoorbeeld. Het onbetaalde verlof kan de ruimte geven zodat de medewerker alles goed kan combineren. Bij dit soort situaties is het belangrijk om een gesprek te hebben met de medewerker over de planning en de duur van het verlof. Zo valt er bij mantelzorg of studie weinig te onderhandelen, over de duur en planning. Maar bij de planning van een wereldreis kan de werknemer zich bijvoorbeeld al flexibeler opstellen.
De regels van het verlof
Zoals eerder genoemd, kunnen werknemers alleen bij ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof aanspraak maken op onbetaald verlof. Maar het kan zijn dat er in bepaalde cao’s speciale afspraken staan over verlofvormen waarbij het loon toch (deels) door moet worden betaald.
Verder bestaat er nog aanvullend geboorteverlof en adoptie-/ pleegzorgverlof. Deze verlofsoorten zijn ook onbetaald en een medewerker mag hier aanspraak op maken. Wel heeft een medewerker dan recht op een uitkering van het UWV.
Bereid je goed voor
Als het duidelijk is wanneer de medewerker gaat, kun je samen aan de slag met de overdracht van de werkzaamheden. Voor jou als werkgever liggen er ook veel werkzaamheden om te regelen, denk aan pensioenen en vakantiedagen. Hieronder benoemen we de punten die je niet mag vergeten!
Vervanging voor de medewerker
Een van de eerste dingen waar je aan zult denken is de vervanging van de werknemer. Dit punt is in de meeste gevallen voor het verlof al te regelen. Houd er rekening mee dat de eventuele vervanger ook nog wat inwerktijd nodig zal hebben.
Opbouw van vakantiedagen
Bij de opname van onbetaald verlof bouwen medewerkers geen vakantiedagen op. Hier zijn wel uitzonderingen op: bij langdurend zorgverlof en aanvullend geboorteverlof, worden de vakantiedagen wel opgebouwd.
Pensioen opbouw
Kijk voor het verlof ook eens goed naar het pensioencontract. Hierin staat vastgelegd of een medewerker wel of geen pensioen blijft opbouwen gedurende de verlofperiode. De regels verschillen per branche, maar het kan dus zijn dat je als werkgever verplicht premie moet blijven betalen.
In sommige gevallen kunnen medewerkers pensioen op blijven bouwen door het werkgevers- en werknemers deel van de pensioenpremie door te betalen, waardoor de opbouw door blijft gaan. Maar dat is wel erg kostbaar, zeker aangezien de medewerker in deze periode geen inkomen meer heeft.
Terugkeer huidige functie
Ga goed na of de medewerker na het verlof wel kan terugkeren in de huidige functie. Het kan voorkomen dat er in de tijd van het verlof veel gaat veranderen binnen de organisatie. Aangezien de medewerker al die tijd in dienst is, is het belangrijk om vooruit te kijken naar de terugkomst en de functie die dan weer ingevuld moet worden.
Als de functie komt te vervallen bij terugkomst, kun je de medewerker niet zomaar ontslaan. Hij of zij heeft namelijk dezelfde rechtsbescherming als elke andere werknemer. Het is wel mogelijk om een functie te laten veranderen of een overplaatsing te verzorgen. Stem van tevoren af wanneer en hoe er contact wordt gehouden met de medewerker.
Secundaire arbeidsvoorwaarden
Medewerkers hebben ook te maken met secundaire arbeidsvoorwaarden, denk hierbij aan een leaseauto, werktelefoon of bedrijfslaptop. Maar daarnaast ook collectieve verzekeringen. Voor het verlof kun je deze voorwaarden nog eens doornemen en afspraken hierover maken.
Maak ook afspraken over periodieke salarisverhogingen, de eindejaarsuitkering en bonussen.
Ziekte tijdens onbetaald verlof
Als een medewerker tijdens het verlof ziek wordt, heeft hij/ zij geen recht op loondoorbetaling. Op het moment dat de medewerker ziek het verlof uitkomt, telt de eerste werkdag meteen als eerste ziektedag en moet je als werkgever wel weer loon doorbetalen.
Tijdens het verlof is een medewerker niet verzekerd voor de WIA en Ziektewet. Maar hij of zij kan zich wel vrijwillig hiervoor verzekeren bij het UWV. Het nadeel daarvan is dat de kosten flink kunnen zijn. Als de werknemer geen salaris meer krijgt tijdens het verlof, dan vervalt de inkomensafhankelijke bijdrage van de Zorgverzekeringswet voor jou als werkgever.
Uitkering na onbetaald verlof
Het kan voorkomen dat een medewerker na terugkomst van het onbetaald verlof een arbeidsongeschiktheids- of werkeloosheidsuitkering moet aanvragen. Als dit het geval is, heeft het lagere inkomen tijdens het verlof geen invloed op de uitkering. Bij de uitkering wordt er namelijk rekening gehouden met het inkomen voorafgaand aan het verlof.
Heeft het verlof langer dan 18 maanden geduurd? Dan kan het wel gevolgen hebben voor het recht op de uitkering en de duur hiervan.
Toeslagen en studiefinanciering
Door de daling van het inkomen, kan het zijn dat de medewerker recht heeft op een hogere kinderopvangtoeslag, huurtoeslag of zorgtoeslag. Om dit te krijgen, moet de medewerker het gewijzigde inkomen bij de belastingdienst doorgeven.
Gaat de medewerker een opleiding volgen tijdens het verlof? In dat geval is het ook mogelijk om een hogere tegemoetkoming in schoolkosten te ontvangen, voor de kinderen van de werknemer. Daarnaast kan de gehele studiefinanciering ook hoger worden. Dit kan de medewerker doorgeven bij Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
Mindering gemeentelijke belastingen
Door het lagere inkomen kan het moeilijker zijn om gemeentelijke belastingen te betalen. Sommige gemeenten kunnen de onroerendezaakbelasting (OZB), afvalstoffenheffing en/ of het rioolrecht verlagen of kwijtschelden. De werknemer moet hiervoor zelf contact opnemen met de gemeente.
Loonbureau helpt je graag verder!
Heb je nog vragen over dit onderwerp? Of wil je advies hoe je met deze situatie om kunt gaan? Neem dan contact met ons op!
