Als werkgever moet je jouw werknemers een veilige werkomgeving bieden. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan hierbij van grote meerwaarde zijn. Het kan jouw medewerkers beschermen tegen ongewenste omgangsvormen, zoals pesten, intimidatie, discriminatie, geweld of bijvoorbeeld een te hoge werkdruk. Volgens de Arbowet is een veilige werkomgeving verplicht.
Er gelden verschillende regels rondom vertrouwenspersonen. In dit blog vertellen wij je meer over de regels en wat jij kunt doen!
De negatieve gevolgen van een onveilige werkomgeving
Een negatieve werksfeer kan veel problemen met zich meebrengen. Medewerkers kunnen last krijgen van ernstige stress, wat kan leiden tot lichamelijke, psychische of sociale klachten. Deze klachten zijn vormen van Psychosociaal arbeidsbelasting (PSA). Een sterk middel om een negatieve werksfeer tegen te gaan, is het inzetten van een vertrouwenspersoon. Vanaf dit jaar wordt het aanstellen van een vertrouwenspersoon verplicht voor bedrijven met meer dan 10 medewerkers.
Verplichting aanstellen vertrouwenspersoon vanaf 2024
Als werkgever moet je een PSA-beleid hebben opgesteld, om Psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen. Dit is vastgelegd in de Arbowet. Een vertrouwenspersoon kan helpen bij het opstellen van dit beleid.
Wat zijn taken van een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon heeft verschillende taken. Medewerkers kunnen een vertrouwenspersoon benaderen als ze meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag. Hieronder zie je alle werkzaamheden:
- luisteren
- voorlichten
- begeleiden
- signaleren
- rapporteren
- adviseren
Vertrouwenspersonen kunnen in verschillende ingewikkelde situaties terechtkomen. Bij het aanstellen hiervan moet je dus goed nagaan of het beoogde vertrouwenspersoon de volgende eigenschappen heeft:
- het moet een eerlijk persoon zijn.
- moet zich goed kunnen inleven in andermans situatie.
- een vertrouwenspersoon is goed benaderbaar, makkelijk aan te spreken.
- luisteren is een belangrijke kwaliteit.
- lastige gesprekken kunnen voeren.
- tot slot moet een vertrouwenspersoon onderzoek kunnen doen.
Als er een vertrouwenspersoon is gevonden, is het belangrijk dat hij/ zij de kans krijgt om zich verder te ontwikkelen in het vak. Dat kan door bijvoorbeeld een opleiding te volgen of cursussen te doen.
Wie mag vertrouwenspersoon zijn?
Je mag zowel intern als extern een vertrouwenspersoon aanstellen. De beslissing wie het vertrouwenspersoon wordt, ligt niet alleen bij jou als werkgever. Vanaf dit jaar moet je dit namelijk ook voorleggen bij de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiger. Je maakt samen dan ook de keuze of een vertrouwenspersoon een medewerker mag zijn of juist iemand buiten je bedrijf moet zijn.
Intern vertrouwenspersoon
Een medewerker die al in jouw bedrijf werkzaam is, kan gekozen worden als vertrouwenspersoon. Dit kan veel voordelen met zich meebrengen; zo kent hij of zij de organisatie, de cultuur en medewerkers. Het nadeel is dat medewerkers sommige problemen minder snel bespreken met bekend vertrouwenspersoon.
Extern vertrouwenspersoon
De meeste bedrijven schakelen een extern vertrouwenspersoon in, omdat ze het nadeel van een intern vertrouwenspersoon willen voorkomen. Een externe heeft geen interne belangen, dus deze personen kunnen voor je medewerkers makkelijker zijn om te benaderen. Daarnaast zijn externe vertrouwenspersonen erg ervaren en weten ze hoe ze met bepaalde situaties moeten omgaan.
Wie mag geen vertrouwenspersoon zijn?
Er zijn geen regels over wie geen vertrouwenspersoon mag zijn. Maar sommige personen kunnen door hun rol of werkzaamheden beter geen vertrouwenspersoon zijn. Zo mag je over het algemeen als directeur een vertrouwenspersoon zijn, maar in de meeste gevallen wordt dit afgeraden. De drempel voor medewerkers om naar een vertrouwenspersoon te stappen kan dan te hoog zijn.
Daarnaast is het voor een HR-medewerker ook niet handig om vertrouwenspersoon te worden. In dit geval heeft het vooral met de werkzaamheden te maken. Deze kunnen namelijk botsen met de taken van een vertrouwenspersoon.
Kun je meerdere vertrouwenspersonen hebben?
Deze vraag zal minder vaak voorkomen, maar het is zeker mogelijk om voor één bedrijf meerdere vertrouwenspersonen te hebben. Je kunt dit wegens verschillende redenen overwegen. Denk aan een mannelijk en vrouwelijk vertrouwenspersoon. Maar je kunt hier ook voor kiezen door vertrouwenspersonen uit verschillende leeftijdscategorieën of afkomst aan te stellen.
Deze verschillen kunnen ervoor zorgen dat iedere medewerker zich op zijn of haar gemak voelt bij een vertrouwenspersoon.
Informeer je medewerkers
Elke medewerker in je bedrijf moet weten wie de vertrouwenspersoon is en hoe ze contact op kunnen nemen. Leg je medewerkers ook uit dat een vertrouwenspersoon geheimhoudingspicht heeft en vertrouwelijk met informatie omgaat.
Als je voor een intern vertrouwenspersoon kiest, is het belangrijk om hem of haar in de rol te laten groeien. Geef voldoende tijd om de rol vorm te geven en geef zoals eerder genoemd de kans om opleidingen en trainingen te volgen.
Een aanvullend advies is om een kantoor in te richten waar de vertrouwenspersoon in alle rust kan spreken met medewerkers.
Heb je vragen?
Bij Loonbureau.nl helpen wij je graag bij je vraag. Wist je dat we ook HR dienstverlening aanbieden? Met deze diensten kunnen we je verder helpen bij je HR vraagstuk, zoals vragen over het aanstellen van een vertrouwenspersoon of het opstellen van een PSA-beleid. Voor vragen over dit artikel kun je altijd contact met ons opnemen.
