Als werkgever heb je met veel verschillende soorten protocollen en regels te maken. Veel lijken er op elkaar, waardoor het maar moeilijk is om ze uit elkaar te halen. In dit blog leggen we je uit wat het verschil tussen een verzuimbeleid en verzuimprotocol is en in welke situatie je wat kunt inzetten.
Het verschil tussen een verzuimbeleid en verzuimprotocol
Bij een verzuimbeleid is omschreven wat jouw bedrijf doet om verzuim te voorkomen en hoe een zieke medewerker wordt begeleid gedurende en na de ziekte. In een verzuimprotocol staat omschreven wat de afspraken tussen de werkgever en medewerker zijn rondom de ziekmelding. Bij de re-integratie van een medewerker heb je beiden nodig om zaken vlot te laten verlopen.
Het verzuimbeleid en verzuimprotocol zijn dus twee afzonderlijke documenten met ieder hun eigen doel.
Wat moet er in een verzuimbeleid?
Een verzuimbeleid is het algemene beleid wat gevoerd wordt op het gebied van verzuim. Een verzuimprotocol is daar onderdeel van. Een verzuimbeleid kan jouw bedrijf helpen bij het voorkomen van verzuim. Hieronder lees je welke onderdelen hierin terug mogen komen en waar je rekening mee kunt houden:
- Basiscontract arbodienst – Als werkgever met personeel ben je verplicht om een basiscontract te hebben met de arbodienst. In dit contract staan zaken als het inschakelen van een preventiemedewerker, inschakelen van de bedrijfsarts en de taakverdeling m.b.t. verzuim.
- Besteed periodiek aandacht aan RI&E en PMO – Elk bedrijf heeft te maken met een Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E), hierin worden risico’s van een werkplek opgenomen en omschreven hoe hiermee wordt omgegaan. Door hier periodiek aandacht aan te besteden, blijft het document up to date. Daarna kun je aan de slag met het preventief medisch onderzoek (PMO). Dit is ook een verplichting vanuit de Arbowet. Dit onderzoek geeft inzicht in de gezondheidsrisico’s van je personeel én biedt oplossingen.
- Verzuimprotocol opstellen – Zoals eerder genoemd, is het verzuimprotocol een onderdeel van het verzuimbeleid. In het verzuimprotocol staat omschreven hoe je als bedrijf omgaat met verzuim en welk stappenplan er gevolgd moet worden bij een ziekmelding. Verderop in dit blog lees je wat er precies in moet staan.
- Afspraken met de bedrijfsarts – Jouw werknemers mogen een open spreekuur inplannen met de bedrijfsarts. Dit moet je als werkgever duidelijk maken. Daarnaast mag een bedrijfsarts vrije toegang hebben tot de werkvloer. Als je ook een preventiemedewerker hebt aangesteld, kun je de samenwerking tussen bedrijfsarts en preventiemedewerker vastleggen in het verzuimbeleid.
- Leg afspraken vast over de preventiemedewerker – Preventiemedewerkers weten hoe het eraan toegaat binnen de organisatie. Deze personen kunnen problemen snel signaleren en adviseren wat je er als bedrijf mee moet doen. De preventiemedewerker is zo ook in te schakelen bij (het voorkomen van) verzuim. Maar het inschakelen van een preventiemedewerker is geen verplichting.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van een verzuimbeleid? Schakel dan hulp in met onze HR dienstverlening!
Wat moet er in een verzuimprotocol?
In het verzuimprotocol, ook wel eens het ziekteverzuimprotocol genoemd, staan afspraken over het verloop van het ziekteverzuim, de periodes en eventueel de WIA aanvraag. Hieronder zie je de onderdelen die in het protocol voorkomen:
- Je moet omschrijven hoe een werknemer zich ziekmeldt (mail, telefoon of WhatsApp) en op welk tijdstip.
- In het protocol staat bij wie de medewerker zich moet melden.
- Er wordt bepaald welke werkzaamheden de werknemer eventueel wél kan doen.
- Bij de ziekmelding wordt ook gepeild hoe lang de werknemer ongeveer afwezig zal zijn.
- Tot slot wordt er nagegaan hoe een werknemer te bereiken is. Als hij/ zij op een ander (verpleeg)adres is, dan moet dit gemeld worden.
De zieke werknemer hoeft niks los te laten over de aard en oorzaak van ziekte. Als je de situatie niet vertrouwd, dan kun je een bedrijfsarts inschakelen, zodat hij/ zij een medisch oordeel kan geven.
Wat moet je in specifieke situaties doen?
We hebben verschillende blogs geschreven over specifieke verzuimsituaties. Deze kun je hieronder lezen:
- Ziekte en vakantie: wat zijn de regels?
- Hoeveel betaal je tijdens de vakantie van een zieke werknemer?
- Een verzuimbonus voor medewerkers: doen of niet?
- Lang verzuim bij hoge werkdruk, wat kun je doen?
Vragen of hulp nodig?
Bij loonbureau helpen we je graag verder met jouw verzuimvraagstuk. Met onze HR dienstverlening kun je extern laten beoordelen hoe het met jouw huidige situatie zit en kun je samen werken naar een goed, allesomvattend verzuimbeleid.
