Veel werkgevers zijn niet helemaal op de hoogte van de regels rondom vakantie van een werknemer bij ziekte. Wat moet je doen als een werknemer ziek wordt tijdens vakantie? En wat kun je doen als een zieke werknemer op vakantie wil? Wij vertellen je graag hoe je hiermee om kunt gaan.
Procedure bij ziekte
Voor de meeste werkgevers is het wel duidelijk hoe het proces gaat bij ziekte van een medewerker. Veel bedrijven hebben hier een stappenplan voor, vanaf de ziekmelding tot aan re-integratie. Maar er zijn altijd bijzondere gevallen die een andere aanpak nodig hebben. Denk maar aan een werknemer die een skiongeluk krijgt en in het buitenland in het ziekenhuis moet blijven. Of een medewerker die voor langere tijd ziek is maar toch op vakantie wil.
In dat soort gevallen is het moeilijk om te weten wat er van je verwacht wordt en wat jij van jouw werknemer kunt verwachten. Het kan nooit kwaad om je er beter in te verdiepen. In dit soort uitzonderlijke gevallen kun je een verzuimprotocol opstellen. Hierin kun je afspraken maken over het opnemen van ziektemelding in het buitenland.
In dit blog bespreken we drie situaties waar je als werkgever mee te maken kunt hebben en hoe je deze in een verzuimprotocol kunt vastleggen.
Werknemer die tijdens vakantie ziek wordt
Dit is misschien wel de meest voorkomende vorm van ziekte in combinatie met vakantie. Een werknemer die tijdens een vakantie in het buitenland ziek wordt. Vaak knapt de werknemer voor het einde van de vakantie weer op waardoor het niet voor verder ziekteverzuim zorgt.
Maar het kan ook wat ernstiger uitpakken, als de werknemer bijvoorbeeld ernstig ziek wordt of bijvoorbeeld een zwaar ongeluk krijgt. In die gevallen ligt verzuim op de loer. Het is dus belangrijk om als werkgever vooraf afspraken te maken met medewerkers over dit soort situaties. Deze worden vastgelegd in het verzuimprotocol. In dit protocol omschrijf je hoe je met ziekte en ziekmeldingen van werknemers omgaat, ook als ze in het buitenland zitten. Hiervoor gelden vaste regels:
De werknemer moet bij ziekte tijdens de vakantie zo snel mogelijk melding maken bij jou als werkgever. Dit moet ook op die manier worden opgenomen in het verzuimprotocol. De zieke medewerker moet naar de werkgever bellen, een kort bericht sturen wordt niet als ziekmelding gezien.
De werkgever mag naar een medische verklaring van de medewerker vragen. Als de medewerker binnen de EU op vakantie is, kan de medewerker deze verklaring ophalen bij het officiële controleorgaan van dat land. In de verklaring moet ook staat omschreven of een medewerker wel of niet in staat is om te reizen in zijn/ haar toestand. Daarnaast moet de verklaring in het Engels zijn. Als de medewerker buiten de EU op vakantie is, dan moet de medewerker een medische verklaring verkrijgen van een lokale arts. Deze moet ook in het Engels.
Na het ontvangen van de medische verklaring van de medewerker, moet je deze doorsturen naar de bedrijfsarts. Hij/ zij brengt dan een advies uit over de situatie.
Zieke werknemer die op vakantie wil
Werknemers die voor langere tijd niet kunnen werken wegens ziekte, hebben ook recht op vakantie. Met een vakantie ervaren veel mensen extra rust, zijn ze vaker buiten en worden ze van veel verplichtingen verlost. Hierdoor is er minder stress, wat de kans op ziekte verlaagt. Een langdurig zieke medewerker bouwt in de ziekteperiode gewoon vakantiedagen op en mag deze net als iedere andere medewerker opnemen. Tijdens dit vakantieverlof heeft de medewerker geen verplichtingen rondom de re-integratie. Alle afspraken met de arbodienst en bedrijfsarts worden in dat geval verzet, tot na de vakantie.
Maar soms kunnen vakanties het herstel van de medewerker tegengaan. Denk aan een medewerker die met een rugblessure op wintersport gaat… In dat soort gevallen moet de zieke medewerker eerst toestemming vragen aan de werkgever, om op vakantie te mogen. Je mag als werkgever de hulp inschakelen van een bedrijfsarts, om goed te beoordelen of de werknemer wel of niet op vakantie kan. Uiteindelijk beslist de werkgever hierover.
De medewerker heeft recht op 100% van het loon tijdens het opnemen van de vakantiedagen. Als een medewerker in het tweede ziektejaar zit, en 70% loon krijgt uitbetaald, dan moeten werkgevers ook 100% van het loon uitbetalen tijdens de vakantiedagen.
Werkgevers mogen de vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. Dat zou alleen mogen als er goede argumenten zijn tegen de opname van vakantiedagen, in combinatie met een advies van de bedrijfsarts. Gaat de medewerker tóch op vakantie? Dan mag je de medewerker een sanctie opleggen.
Zieke werknemer wil langdurig naar het buitenland
Het komt ook wel eens voor dat zieke werknemers voor langere tijd naar het buitenland gaan, tijdens hun ziekte. Bijvoorbeeld om in het buitenland behandeld te worden. Dit kan verschillende redenen hebben, maar in de meeste gevallen gaat het om medewerkers die zich graag laten behandelen in hun land van herkomst. Op die manier kunnen zij het medische personeel goed verstaan. In de Nederlandse wet staat dat iedereen de vrijheid heeft om een eigen arts te kiezen. Elke medewerker heeft hier recht op.
Dit is ook een belangrijk punt om mee te nemen in het verzuimprotocol. Als werkgever wil je natuurlijk wel op de hoogte blijven. Je kunt dat vastleggen door aan te geven dat je elke 6 weken een verklaring van de behandelend arts wil ontvangen. Voor vertrek kun je bij de medewerker aangeven dat ze een afspraak kunnen plannen bij de bedrijfsarts. Dan kunnen zij de re-integratiemogelijkheden alvast bespreken. Mochten deze re-integratiemogelijkheden in Nederland aanwezig zijn, dan mag de medewerker deze behandeling in Nederland ondergaan. In dat geval is het niet de bedoeling dat ze naar het buitenland gaan voor een behandeling. Het woonland is namelijk verantwoordelijk voor het medische oordeel en de re-integratie.
Blijf in contact met je medewerker
Het is belangrijk om ten alle tijde goed contact te houden met de medewerker bij ziekte in het buitenland. Dit kun je doen door af en toe te bellen om te vragen hoe het gaat.
Let op: tijdens deze telefoongesprekken mag je geen werk-gerelateerde vragen stellen. Dit mag alleen als de vragen noodzakelijk zijn voor het overnemen van jouw taken. Het stellen van werk-gerelateerde vragen kan het herstel van de medewerker negatief beïnvloeden. De frequentie van hoe vaak je de werknemer mag bellen kan ook opgenomen worden in het verzuimprotocol.
Vragen of hulp nodig?
Dan kun je natuurlijk altijd bij loonbureau.nl terecht. Wij helpen je graag als je nog vragen hebt over dit onderwerp. Ben je van plan om je verzuimprotocol opnieuw op te stellen en heb je hier hulp bij nodig? In dat geval zou je eens naar onze HR dienstverlening kunnen kijken. Met deze dienstverlening kunnen wij je helpen bij het opstellen van dit soort protocollen.
