Heb je meer dan 50 medewerkers? Dan ben je vóór 17 december verplicht om een aangepaste klokkenluidersregeling te hebben. In dit blog vertellen wij je wat er bij de klokkenluidersregeling komt kijken en aan welke regels je moet voldoen.
Wat is de klokkenluidersregeling?
Een klokkenluider is iemand die een misstand binnen jouw bedrijf openbaar maakt. In de klokkenluidersregeling leg je als bedrijf vast hoe er met misstanden en onregelmatigheden wordt omgegaan.
Werkgevers moeten nu een aanpassing maken op de Wet bescherming klokkenluiders. Om werkgevers hier wat meer in te ondersteunen heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken een platform opgezet met betrekking tot het aanpassen van de klokkenluidersregeling.
Wat verandert er precies?
Momenteel moet je als bedrijf met 50 werknemers of meer al een interne meldprocedure hebben. Hierin wordt omschreven hoe je omgaat met meldingen van vermoedelijke misstanden binnen jouw organisatie. Volgens de Wet bescherming klokkenluiders is deze interne procedure niet alleen geldig voor werknemers of ambtenaren die in dienst zijn, maar ook uitzendkrachten. Verder gelden de regels ook voor vrijwilligers en stagiairs die een vergoeding krijgen voor hun werk. Werkgevers mogen ook de procedure opstellen voor andere betrokkenen, denk aan ZZP’ers, aandeelhouders, vertrouwenspersonen of familieleden van de melder. De verandering is dat deze procedure verder wordt aangescherpt met strengere eisen.
Voor werkgevers met minder dan 50 medewerkers is het wettelijk (nog) niet verplicht om een interne meldprocedure te hebben, maar het mag natuurlijk wel.
De strengere eisen
De procedure wordt aangescherpt. Deze moet namelijk ook openstaan voor het melden van informatie voer inbreuken op het recht van de Europese Unie. Werkgevers met 50 tot 249 werknemers hebben tot 17 december 2023 de tijd om de interne meldprocedure aan te passen. De volgende punten moeten worden aangepast:
- Zoals al eerder gemeld, moet de procedures ook openstaan voor het melden van schendingen van het recht van de Europese Unie. Deze worden voortaal als misstand aangemerkt.
- De melder moet binnen 7 dagen na ontvangst van zijn melding een ontvangstbevestiging krijgen.
- Binnen een redelijke termijn (maximaal 3 maanden) na de verzending van de ontvangstbevestiging moet de melder informatie ontvangen over de beoordeling en hoe de melding is opgevolgd.
Verdere eisen die in de nieuwe situatie ook mee worden genomen:
Schriftelijk of elektronisch informatie geven
Alle mensen binnen jouw organisatie moeten op de hoogte zijn van de vernieuwde klokkenluidersregeling. Hierbij moet de interne meldprocedure gecommuniceerd worden. De manier waarop meldingen worden behandeld moet ook worden vermeld, inclusief de informatie dat dit ook buiten de organisatie om behandeld kan worden door bevoegde autoriteiten. Tot slot moeten betrokkenen ook geïnformeerd worden over de rechtsbescherming van de klokkenluiders.
Identiteit van de klokkenluider geheimhouden
Misstanden zijn nooit fijn, zeker niet voor de melder. Om deze reden is het ontzettend belangrijk om de identiteit van de medewerker te beschermen. Dit moet ook in de procedure worden meegenomen. Als een melder toestemming geeft om zijn of haar identiteit bekend te maken, dan mag dat. Zorg ervoor dat je personeel zich aan deze geheimhoudingsplicht houdt.
Registratie
De melding moet tot slot ook op de goede manier geregistreerd worden.
