De feestdagen staan weer voor de deur, voor veel werkgevers is de kerstborrel een mooie traditie om het jaar gezellig af te sluiten. Maar hoe ga je om met de kosten van het feest? En hoe verwerk je deze in de loonaangifte? Dit blog helpt je als ondernemer op weg om dit op de juiste manier te doen.
Wat zegt de Belastingdienst over personeelsfeesten?
De Belastingdienst maakt onderscheid tussen kosten die je als werkgever onbelast mag vergoeden en kosten die als loon worden gezien. Voor een personeelsfeest, zoals een kerstborrel, hangt dit af van waar het feest plaatsvindt:
- Interne locatie (bijvoorbeeld op kantoor): de kosten vallen onder ‘interne representatie’ en worden meestal niet als belast loon gezien.
- Externe locatie (zoals een restaurant of feestzaal): deze kosten vallen onder de werkkostenregeling (WKR) en kunnen meetellen voor de vrije ruimte.
Het is dus belangrijk om eerst te bepalen waar de kerstborrel plaatsvindt.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De WKR geeft je als werkgever de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers onbelast te doen. Je hebt hiervoor een ‘vrije ruimte’. Dit is een percentage van de totale loonsom van je bedrijf.
Kosten van een kerstborrel op een externe locatie vallen onder deze regeling. Als je binnen de vrije ruimte blijft, betaal je geen belasting. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80% eindheffing over het bedrag dat erbovenuit komt.
Welke kosten horen in de loonaangifte?
Bij het organiseren van een kerstborrel zijn er verschillende kostenposten die je mee moet nemen, zoals:
- Huur van de locatie
- Kosten voor eten en drinken
- Entertainment, zoals muziek of een spreker
Bij een feest op kantoor hoef je de locatie en het entertainment niet apart aan te geven in de loonaangifte. Let op: als je een complete maaltijd aanbiedt, moet je €3,90 (2024) per persoon bijtellen bij het loon van de medewerker of deze kosten onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Dit geldt alleen voor complete maaltijden en niet voor losse hapjes of drankjes.
Voor een feest buiten kantoor vallen de locatie, entertainment en eventuele maaltijden wél in de vrije ruimte van de WKR. Zorg daarom dat je deze kosten goed administreert.
Kerstborrel intern of extern: wat is het verschil?
- Intern (bijvoorbeeld in de kantine): de kosten worden gezien als intermediaire kosten en zijn onbelast.
- Extern (bijvoorbeeld in een restaurant): de kosten vallen onder de WKR en kunnen belast zijn als je de vrije ruimte overschrijdt.
Een praktische vuistregel: hoe dichterbij de werkplek, hoe kleiner de kans dat de kosten belast worden.
Hoe bereken je of de kosten binnen de vrije ruimte vallen?
Om te voorkomen dat je de vrije ruimte overschrijdt, is het slim om de kosten vooraf te berekenen. Dat doe je met de volgende stappen:
- Bereken de vrije ruimte: dit is 1,92% van de eerste €400.000 van je loonsom en 1,18% over het bedrag daarboven.
- Houd rekening met eerdere kosten: kosten zoals een bedrijfsuitje, cadeaubonnen of kerstpakketten tellen ook mee in de vrije ruimte.
- Vergelijk de totale kosten van de kerstborrel met de vrije ruimte: blijf je binnen de ruimte, dan is er niets aan de hand. Overschrijd je de grens, dan betaal je 80% eindheffing over het bedrag dat erbovenuit komt.
Tips voor het organiseren van een kerstborrel
- Kies een interne locatie: dit voorkomt dat je kosten meetellen voor de WKR.
- Houd een goed overzicht: leg alle kosten duidelijk vast en koppel ze aan specifieke activiteiten. Zo voorkom je verrassingen bij de loonaangifte.
- Vraag advies: twijfel je over hoe je de kosten moet verwerken? Schakel ons in voor hulp.
Hulp nodig bij loonaangifte? Wij helpen je graag verder!
Het verwerken van kosten voor een kerstborrel in de loonaangifte hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je de regels volgt. Heb je toch vragen of wil je zeker weten dat alles goed geregeld is? Neem dan contact op ons. Wij staan klaar om je te ondersteunen, zodat jij je kunt richten op een gezellige afsluiting van het jaar!
