Werken vanaf een zonnig balkon in Spanje, of inloggen vanuit een knus chalet in Oostenrijk: steeds meer werknemers vragen of ze tijdelijk vanuit het buitenland mogen werken. Op vakantie én aan het werk, oftewel: een workation.
Als werkgever komen dan direct de vragen op: wat zijn de regels? Moet je dit toestaan? En wat moet je regelen als je ermee akkoord gaat? Voor werkgevers is het goed om te weten wat hier allemaal bij komt kijken. Een goed geregelde werkvakantie draagt namelijk bij aan goed werkgeverschap én tevreden medewerkers.
Wat is een workation precies?
Een workation is een combinatie van work (werken) en vacation (vakantie). Het betekent dat een medewerker tijdelijk zijn of haar werk doet vanuit een andere, vaak zonnigere locatie. Er is dus géén sprake van verlof, maar van werken op afstand.
Soms kiest iemand hier individueel voor, bijvoorbeeld omdat het gezin alvast op vakantie is of om familie in het buitenland op te zoeken. Andere keren organiseert de werkgever een gezamenlijke werkvakantie voor het hele team: samen op een andere plek werken, sparren, ontspannen en nadenken over de toekomst van het bedrijf. Dit kan positief uitpakken voor de teambuilding.
Waarom kiezen medewerkers voor een workation?
Medewerkers die op workation gaan, doen dit vaak om even los te komen van de dagelijkse werkroutine. Ze zoeken rust, een nieuwe omgeving of meer focus. Ook de combinatie van reizen en werken wordt als prettig ervaren, zeker voor mensen zonder (schoolgaande) kinderen of met familie in het buitenland.
Veel werkgevers merken dat hun medewerkers gemotiveerd terugkomen van een workation. Ze voelen zich waardevoller, creatiever en meer gezien. Door deze ruimte te bieden, vergroot je bovendien de betrokkenheid: je laat zien dat je vertrouwen hebt in je medewerkers én meebeweegt met moderne werkvormen.
Let op: een workation werkt niet voor iedereen. Blijf daarom goed in gesprek en evalueer ook ná afloop wat het heeft opgeleverd voor beiden.
Als werkgever ben je verantwoordelijk – óók op afstand
Als werkgever blijf je verantwoordelijk voor je medewerker, ook als die tijdelijk in het buitenland werkt. Dat betekent dat je moet nadenken over onder andere:
- Veilig werken: Is de werkplek veilig? Is de medewerker goed verzekerd?
- Tijdzones: Kan de medewerker op normale tijden bereikbaar zijn?
- Privacy en gegevensbescherming: Werkt de medewerker via veilige netwerken?
- Sociale zekerheid en belastingen: Bij een langdurig verblijf kunnen er gevolgen zijn voor verzekeringen of loonheffing.
Wat als je dit niet goed regelt?
Stel dat je medewerker ziek wordt op workation en er zijn geen duidelijke afspraken. Dan kun je als werkgever verantwoordelijk worden gehouden voor kosten of problemen rond verzuim. Ook kan dit juridisch en financieel gevolgen hebben.
Twee veelvoorkomende situaties
-
Een individuele werknemer wil tijdelijk vanuit het buitenland werken
Dit komt het meest voor. Vak gaat het om 1 tot 4 weken, aansluitend op vakantie. In deze situatie is het verstandig om:
- Heldere afspraken op papier te zetten (eventueel via een addendum)
- Periode en locatie vast te leggen
- Te bespreken hoe en op welke tijdstippen de medewerker bereikbaar is
- Veilig werken (AVG-proof) te borgen
- Verzekering en aansprakelijkheid te checken
Tip: Maak er samen een korte addendum of werkafspraak van, zodat jullie later niet voor verrassingen komen te staan.
-
Je organiseert een workation met het hele team
Een gezamenlijke werkvakantie met het hele bedrijf vraagt om een goede voorbereiding:
- Zorg voor een geschikte locatie met stabiele internetverbinding
- Bepaal of de werktijd volledig doorloopt of deels wordt vervangen door strategisch overleg
- Stem kosten, vervoer en verblijf goed af (en betaalt het bedrijf of deels privé?)
- Check of de collectieve verzekering hierop is ingericht
Let op de valkuilen van een workation
Een paar risico’s waar veel werkgevers niet bij stilstaan:
- Sociale zekerheid: werkt iemand structureel vanuit het buitenland, dan kan de sociale verzekeringsplicht verschuiven.
- Belastingregels: langdurig werken in het buitenland kan invloed hebben op de loonbelasting.
- Ziekte of ongevallen: onvoldoende afspraken kunnen leiden tot onduidelijkheid of aansprakelijkheid.
- AVG/veiligheid: gevoelige data op een onveilige wifiverbinding kan grote gevolgen hebben.
- Arbeidstijden en arbeidsrecht: in sommige landen gelden andere regels dan in Nederland.
Vooral bij langere workations of bij niet-Nederlandse medewerkers (bijvoorbeeld mensen die familie willen bezoeken in het buitenland) is het slim om hier extra op te letten.
Checklist: zo regel je een workation goed
- Leg afspraken schriftelijk vast (addendum of policy)
- Bepaal de duur, locatie en werktijden
- Check de dekking van (zorg- en aansprakelijkheids)verzekeringen
- Maak afspraken over bereikbaarheid, houd rekening met tijdzones en werktijden
- Gebruik veilige software en netwerken
- Zorg voor toegang tot de juiste tools en software
- Denk aan belasting en sociale zekerheid bij langer verblijf
- Stem alles goed af met HR of laat je adviseren
- En vergeet het effect achteraf en/of tussentijds niet te evalueren
Workation regelen? Wij denken met je mee
Een workation is de kans om te laten zien dat je als bedrijf graag meedenkt met je medewerkers. Wil je zeker weten dat je niks over het hoofd ziet? Wij helpen je graag bij het opstellen van een beleid of het maken van afspraken.
- Lees meer over onze HR-dienstverlening
- Of neem direct contact met ons op
