Als ondernemer met personeel heb je te maken met de loonadministratie. Het is ontzettend belangrijk dat de loonadministratie goed wordt uitgevoerd, niet alleen voor werknemers, maar natuurlijk ook voor jou als werkgever. Wij vertellen je graag meer over wat de loonadministratie inhoudt en waar je allemaal aan moet denken!
Wat is loonadministratie?
De loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd, bestaat uit alle administratieve zaken rondom het loon van medewerkers. Het is veel breder dan alleen salaris betalen; je houdt namelijk ook de werkgeverskosten bij, regelt pensioen, het vakantiegeld en je geeft elke maand de loonheffingen door aan de Belastingdienst.
Is loonadministratie moeilijk?
De loonadministratie is tegenwoordig een complexe taak, omdat er veel bij komt kijken. Het is belangrijk dat het goed wordt uitgevoerd, hiervoor moet je het juiste specialisme in huis halen. Salarisadministratie kost veel tijd en is door veel handmatig werk ook foutgevoelig. Dit handmatige werk is te automatiseren, maar dat kan duur en tijdrovend zijn. Bij Loonbureau.nl kun je de loonadministratie uitbesteden, waardoor je hier zelf geen tijd en hoge kosten in hoeft te steken.
Wanneer is loonadministratie verplicht?
Loonadministratie is verplicht zodra je een medewerker aanneemt en aan de volgende punten voldoet:
- Je hebt minimaal één medewerker in dienst
- De medewerker krijgt salaris voor zijn of haar werkzaamheden
- Je bent als werkgever inhoudingsplichtige
Inhoudingsplichtig betekent dat jij als werkgever degene bent die loonbelasting en premie van volksverzekeringen inhoudt en afdraagt aan de belastingdienst. Als je jouw loonadministratie onderbrengt bij een salarisadministratiekantoor, dan blijf je als werkgever inhoudingsplichtig.
Wat is beter: salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?
Als beginnend werkgever zal je niet meteen een financiële of HR afdeling hebben om je salarisadministratie te verzorgen. Dus dan zijn er twee opties: je gaat zelf aan de slag of je besteed het uit. Hieronder benoemen we de voor- en nadelen van beide opties.
Zelf loonadministratie doen
Voor grotere bedrijven of bedrijven waarbij salarisadministratie een onderdeel van het werk is (zoals bijvoorbeeld uitzendbureaus) kan het voordelig zijn om zelf de loonadministratie te doen. Naar verhouding tot het aantal medewerkers zijn de kosten voor salarissoftware minimaal.
Dit zijn alle voordelen van zelf de salarisadministratie doen:
- Je hebt alle gegevens in eigen beheer
- Je weet precies hoe het staat met verlof en ziekteregistratie
- De salarisadministrateur is vaak op de hoogte van alle wijzigingen binnen jouw bedrijf
- De salarisadministrateur weet ook alle onuitgesproken zaken binnen een bedrijf
Nadelen van zelf salarisadministratie doen:
- Je moet een salarisadministrateur in dienst nemen
- Loonadministratie kost veel tijd
- Je hebt de juiste kennis nodig en tijd die je nodig hebt om up to date te blijven
- Het is een risico om één salarisadministrateur te hebben (i.v.m. ziekte en verlof)
Salarisadministratie uitbesteden
Kleine bedrijven kunnen in de meeste gevallen beter de salarisadministratie uitbesteden. Het biedt de meeste continuïteit en je loopt als klein bedrijf het minste risico. Je kunt verwachten dat je alles op tijd binnenkrijgt, zodat alle medewerkers op tijd worden uitbetaald.
Voordelen van salarisadministratie uitbesteden:
- Tijdbesparend
- Je hoeft zelf minimale kennis te hebben
- Ondersteuning bij wet- en regelgeving
- Relatief lage kosten
- Veel continuïteit
Nadelen van salarisadministratie uitbesteden:
- Je bent afhankelijk van het loonadministratiekantoor
- Je hebt een iets grotere afstand tot de kennis
Wat zijn de taken van een salarisadministrateur?
Loonadministratie is veelzijdiger dan je denkt, hieronder benoemen we alle onderdelen die terugkomen in de loonadministratie.
Salarissen en belasting
Bij het woord loonadministratie zal je direct denken aan het betalen van salarissen. Dit is dan ook de hoofdtaak, hieronder lees je wat hier allemaal bij komt kijken.
Berekenen salarissen
Voordat je een salaris kunt uitbetalen, moet eerst een berekening worden gemaakt. Als bedrijf kun je de medewerkers op basis van uurloon betalen of een vast salaris. Dit is vaak afhankelijk van de branche waar je in zit en het type contract en werkschema. Medewerkers met een vast salaris krijgen elke maand het afgesproken maandloon uitbetaald. Bij een afgesproken uurloon ontvangt de medewerker het vaste uurloon vermenigvuldigd met het aantal gewerkte uren.
Het berekenen van het uurloon zit vooral in het omrekenen van bruto naar nettoloon. Het afgesproken loonbedrag in de arbeidsovereenkomst is het brutoloon. Om hier een nettoloon van te maken, gaan er verschillende belastingen en kosten af. Het nettoloon blijft over en dit wordt op de rekening van de medewerker gestort. Met onze salarisadministratie kun je eenvoudig alle salarissen laten berekenen. Je ontvangt alle overzichten van ons, zodat je de medewerkers kunt uitbetalen. Hierin wordt normaliter ook de vakantietoeslag meegenomen. Dit is minimaal 8% van het bruto jaarloon. Dit bedrag wordt meestal opgespaard voor een heel jaar en uitbetaald in mei, maar het kan ook elke maand bij het salaris zitten.
Salarissen uitbetalen
Misschien wel de meest voor de hand liggende taak; maar wel hetgeen waar het allemaal om draait. Salarissen moeten altijd rond dezelfde periode van de maand worden uitbetaald. Zo blijft jouw administratie overzichtelijk en blijven jouw medewerkers tevreden.
De meeste salarissen worden betaald na de periode die de werknemer heeft gewerkt. Vaak is dit maandelijks, maar het komt ook wel eens voor dat er wekelijks wordt uitbetaald of per 4 weken. Dit ligt als afspraak vast in de arbeidsovereenkomst. Bij de betaling ontvangt de medewerker een loonstrook van de gewerkte uren.
Loonheffing doorgeven aan de belastingdienst
Elke medewerker moet belasting betalen. De loonbelasting is onderdeel van de loonheffingen en is een voorheffing die op het loon van de medewerker wordt ingehouden. Naast de loonheffingen die op het loon zijn ingehouden draagt de werkgever ook zelf loonheffing af namens de medewerker. Voorbeelden van loonheffingen zijn:
- Premie volksverzekeringen
- Loonbelasting
- Premie werknemersverzekeringen*
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet*
Per persoon verschilt het bedrag, het is afhankelijk van het salaris van een medewerker en speciale persoonlijke omstandigheden.
Als werkgever zorg je ervoor dat het correcte bedrag wordt ingehouden. Dit bedrag maak je elke periode over aan de Belastingdienst. Dit moet op tijd gebeuren, anders kun je een boete verwachten.
*Dit zijn werkgeverslasten en worden niet ingehouden op het salaris van de medewerker.
Declaraties indienen en bij salaris verwerken
Het kan voorkomen dat een medewerker extra kosten maakt voor jouw organisatie. Denk aan extra reiskosten, parkeerkosten, studiekosten of bijvoorbeeld benodigdheden voor het werk. Het is belangrijk dat je hierover duidelijke afspraken hebt wat wel en niet gedeclareerd mag worden.
Zorg ervoor dat medewerkers ergens declaraties kunnen indienen, inclusief het bewijs dat de kosten gemaakt zijn. Hiervoor moeten ze een bonnetje, factuur of parkeerkaart indienen waar de kosten op staan. Dit kan bij de loonadministratie verwerkt worden als mutatie.
Jaaropgave opstellen
Het is elk jaar verplicht dat je als werkgever een jaaropgave aan de medewerker verstrekt. In de meeste gevallen worden deze aan het begin van het jaar gedeeld.
In een jaaropgave kun je alle loongegevens van een medewerker terugvinden van het betreffende jaar. Medewerkers hebben deze informatie nodig voor het doen van de belastingaangifte. Gaat een medewerker eerder uit dienst? Dan ontvang je hier ook aan het einde van het jaar een jaaropgave van die je kunt doorsturen.
Personeelsadministratie en verlof
Personeelsadministratie
In het woord loonadministratie zie je het al: administratie. De personeelsadministratie is onderdeel van de loonadministratie. Voor elke medewerker die in dienst komt, leg je personeelsgegevens vast. Denk hierbij aan naam, adres, BSN nummer. Verder kun je aanvullend ook nog andere documenten hierbij opslaan. Standaard voeg je het arbeidscontract toe aan het personeelsdossier, maar je kunt ook identiteitsbewijzen en diploma’s erin opslaan.
Bij Loonbureau.nl hebben we een eenvoudig online systeem waar je als werkgever de personeelsgegevens kunt opslaan en bijhouden.
Urenregistraties bijhouden
De medewerkers die bij jou in dienst zijn, verdienen hun salaris op basis van de uren die ze werken. Het is belangrijk om voor elke medewerker na te gaan hoeveel uren er gemaakt zijn. Dit kan door gebruik te maken van een tijdregistratiesysteem. Medewerkers kunnen ergens hun uren doorgeven of klokken in en uit. Zo’n programma kan de basis zijn in de aanlevering naar de loonadministratie.
Grip houden op verlof en ziekte
Daarnaast zijn er ook dagen of weken dat een medewerker niet werkt door bijvoorbeeld ziekte, vakantie of ander verlof. Dit soort zaken leg je vast in de administratie. Net als overuren, deze registreer je ook zodat ze netjes worden meegenomen in de salarisadministratie.
Personeelskosten bijhouden
Personeel kan extra aanvullende kosten maken. Deze uitgaven moeten goed in de personeelsadministratie worden meegenomen. Zo weet je wat een medewerker bezit en heeft ontvangen. Denk aan spullen voor de werkplek, zoals software, computer of uniforms. Maar ook kosten voor bijvoorbeeld het opleiden van personeel of de inrichting van een kantoorpand.
Secundaire arbeidsvoorwaarden
Beloningen en bonussen
Bied je als bedrijf aanvullende arbeidsvoorwaarden aan? Deze regelingen moeten uiteraard ook in de salarisverwerkingen verwerkt worden. Denk hierbij aan het uitbetalen van bepaalde commissies, fooien of bonussen om medewerkers voor bepaalde prestaties te belonen. Maar hierbij gaat het niet altijd om een bedrag. Een klein geschenk zoals champagne kan ook een bonus zijn. Ook deze beloningen worden belast, waardoor ze ook in de loonadministratie moeten worden verantwoord. Als je zelf de loonadministratie regelt, verwerk je dit zelf. Als je het uitbesteed is het belangrijk dat je dit doorgeeft aan het salarisadministratiekantoor.
Secundaire arbeidsvoorwaarden opnemen
De secundaire arbeidsvoorwaarden moet je ook in de loonadministratie opnemen als deze van toepassing zijn. Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn niet verplicht, maar zijn wel goed om op te nemen om een aantrekkelijke werkgever te zijn voor medewerkers. Secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen in verschillende vormen worden aangeboden, hieronder noemen we wat voorbeelden:
- Bovenwettelijke vakantiedagen
- Reiskostenvergoeding
- Pensioenpakket
- Dertiende maand
- Auto van de zaak
- Een zakelijke telefoon
- Werknemerskortingen
- Fitness abonnement
Eenvoudig online jouw salarisadministratie regelen?
Het uitbesteden van de salarisadministratie kan jou ontzettend veel tijd besparen. Met de salarisadministratie van Loonbureau.nl is alles goed geregeld! Benieuwd naar de mogelijkheden? Meld je dan vrijblijvend aan en ontvang een informatiepakket.
