Als werkgever wil je niet voor verrassingen komen te staan. Vakantiedagen die blijven staan, kunnen namelijk een kostenpost vormen. Maar hoe zit het precies met wettelijke vakantiedagen en het moment waarop deze vervallen? En wat als een werknemer langdurig ziek is? We leggen het je helder uit, zonder juridische omwegen.
Eerst even kort: wat zijn wettelijke vakantiedagen?
Iedere werknemer in Nederland heeft recht op wettelijke vakantiedagen. Dit zijn er vier keer het aantal dagen dat iemand per week werkt. Dus bij een fulltime dienstverband (40 uur per week) heeft iemand recht op 20 wettelijke vakantiedagen per jaar.
Let op: dit staat los van bovenwettelijke vakantiedagen. Die mag je als werkgever extra toekennen (bijvoorbeeld via cao of arbeidsovereenkomst), maar die vallen niet onder de wettelijke regeling.
Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?
Wettelijke vakantiedagen vervallen na 6 maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Simpel gezegd: vakantiedagen die in 2023 zijn opgebouwd, vervallen op 1 juli 2024.
Uitzondering bij ziekte
Nu wordt het interessanter. Wat gebeurt er bij ziekte? Veel werkgevers denken dat vakantiedagen dan automatisch blijven staan, maar ook hier zijn spelregels.
Als een werknemer ziek is, vervallen de wettelijke vakantiedagen niet automatisch. Zieke werknemers hebben namelijk vaak niet de kans om vakantie op te nemen. In dat geval begint de vervaltermijn pas op het moment dat de werknemer weer in staat is om vakantie op te nemen.
Dus bij langdurige ziekte kan het vervallen van wettelijke vakantiedagen flink opschuiven.
Let op: je moet het wel goed vastleggen. Meer weten? Lees dan ons blog over vakantie en ziekte.
Als werkgever moet je kunnen aantonen dat je de werknemer op tijd hebt geïnformeerd over het vervallen van vakantiedagen. Doe je dat niet? Dan loop je het risico dat vakantiedagen niet vervallen en jaren blijven staan.
Zorg er dus voor dat je:
- Jaarlijks op tijd communiceert welke vakantiedagen gaan vervallen
- Zieke werknemers schriftelijk informeert zodra zij weer vakantie kunnen opnemen
Bovenwettelijke vakantiedagen? Andere regels
Voor bovenwettelijke vakantiedagen mag je zelf afspraken maken over de geldigheidsduur. Vaak worden deze binnen 5 jaar na opbouw afgeschreven, tenzij anders afgesproken. Check dus altijd wat er in de arbeidsovereenkomst of cao staat.
Vervallen vakantiedagen en uitbetalen: mag dat?
Een veelgestelde vraag: “Kunnen we vervallen vakantiedagen gewoon uitbetalen?”
Het korte antwoord: nee, niet tijdens het dienstverband. Wettelijke vakantiedagen moeten echt worden opgenomen. Uitbetalen mag pas als het dienstverband eindigt.
Bijvoorbeeld: een werknemer verlaat het bedrijf en heeft nog 10 openstaande vakantiedagen. Dan moet je die uitbetalen, inclusief eventuele bovenwettelijke dagen.
Samengevat voor werkgevers
| Onderwerp | Uitleg |
| Vervaldatum wettelijke vakantiedagen | 6 maanden na het kalenderjaar (1 juli) |
| Bij ziekte | Vervallen pas zodra werknemer weer vakantie kán opnemen |
| Bovenwettelijke dagen | Eigen regels, meestal 5 jaar geldig |
| Informeren | Werkgever moet werknemer actief informeren |
| Uitbetalen vakantiedagen | Alleen bij einde dienstverband toegestaan |
Goed omgaan met vakantiedagen
Bij Loonbureau.nl helpen we je niet alleen met loonstroken, maar ook met slimme adviezen over personeelszaken. Wil je weten hoe je dit het beste in je personeelsadministratie verwerkt? Of wil je zeker weten dat je goed zit met jouw regelingen rondom ziekte en vakantiedagen?
Neem vrijblijvend contact met ons op. Dan kijken we samen hoe jij grip houdt op verlof en loonkosten.
Veelgestelde vragen van werkgevers:
Wat gebeurt er met vervallen wettelijke vakantiedagen bij ziekte?
Als een werknemer ziek is, vervallen wettelijke vakantiedagen niet zomaar. De wettelijke termijn van 6 maanden gaat pas lopen op het moment dat de werknemer weer in staat is om vakantie op te nemen. Zolang iemand dus écht ziek is en niet kan genieten van verlof, blijven de dagen staan. Dat betekent dat je als werkgever rekening moet houden met een langere bewaartermijn.
Hoe zit het met vervallen wettelijke vakantiedagen tijdens ziekte en bewijsvoering?
Zodra je werknemer hersteld is en in staat wordt geacht om vakantie op te nemen, begint de vervaltermijn van zes maanden te lopen. Als werkgever moet je dit goed vastleggen én communiceren. Informeer je werknemer schriftelijk zodra hij of zij weer vakantiedagen kan opnemen. Als je dat niet doet, loop je het risico dat de dagen alsnog niet vervallen. Bewijsvoering speelt dus een grote rol. Zet het zwart op wit, liefst per e-mail.
Kan ik als werkgever een werknemer verplichten om vakantiedagen op te nemen?
In principe mag je een werknemer niet zomaar verplichten om vakantie op te nemen. Verlof is bedoeld als rustperiode en moet in overleg worden gepland. Maar: als vakantiedagen dreigen te vervallen, mag je als werkgever wél aandringen op opname. Zeker als je dit tijdig en schriftelijk doet, sta je sterker. In cao’s of arbeidsovereenkomsten kunnen aanvullende afspraken staan.
Wettelijke vakantiedagen 2024 vervallen: moet ik daar iets voor doen?
Ja, absoluut. Als werkgever ben je verplicht om werknemers tijdig te informeren over hun openstaande vakantiedagen en de vervaldatum (1 juli 2025 voor dagen uit 2024). Doe je dat niet? Dan kunnen werknemers achteraf alsnog recht houden op de dagen. Zorg dus voor:
- Een duidelijk overzicht in de loonstrook of portal
- Een herinneringsmail in het voorjaar
- Een schriftelijke waarschuwing als de vervaldatum nadert
Heb je nog meer vragen? We beantwoorden ze graag. Want jouw administratie en beleid moeten kloppen. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar vooral voor rust in je bedrijf.
Klaar voor overzicht en rust?
Plan vandaag nog een adviesgesprek met één van onze experts. Dan kijken we samen naar jouw vakantiedagenbeleid en krijg je direct praktische tips.
