In de praktijk komt het regelmatig voor: een werknemer rijdt in een bedrijfsauto, begaat een verkeersovertreding en ontvangt een boete. Maar wie draait daar eigenlijk voor op? Mag je als werkgever die verkeersboete verhalen op de werknemer of moet je als organisatie de kosten dragen?
Bij Loonbureau.nl krijgen we deze vragen vaak. In dit artikel leggen we uit hoe het zit met verkeersboetes door werknemers, de juridische kaders en wat je kunt vastleggen in het personeelshandboek om risico’s te voorkomen.
Wanneer is de werknemer verantwoordelijk voor een verkeersboete?
De hoofdregel is duidelijk: wie de overtreding begaat, betaalt. Dat betekent dat een verkeersboete voor de werknemer is als hij of zij zelf het verkeersreglement overtreedt tijdens werktijd. Zelfs als de werknemer in een bedrijfsvoertuig rijdt, blijft hij of zij in principe zelf aansprakelijk.
Er zijn uitzonderingen, zoals bij een boete voor een fout die voortkomt uit een instructie van de werkgever. Ook bij bijzondere omstandigheden of collectieve aansprakelijkheid kunnen andere regels gelden. Toch blijft in de meeste gevallen de werknemer eindverantwoordelijk.
Mag je het loon inhouden?
Een veelgestelde vraag is of je een verkeersboete werknemer op het loon mag inhouden. Dat is wettelijk beperkt mogelijk. Inhouding van loon mag alleen als:
- het schriftelijk is overeengekomen in een arbeidsovereenkomst of personeelshandboek;
- het gaat om boetes die voortkomen uit opzettelijk of roekeloos gedrag;
- de werknemer vooraf is geïnformeerd over deze regeling.
Zonder duidelijke afspraken is looninhouding doorgaans onrechtmatig. Een fout hierin kan leiden tot juridische procedures of zelfs tot loonvorderingen.
Wat zegt de rechtspraak?
De rechtspraak over verkeersboetes van werknemers laat zien dat rechters streng zijn. In verschillende zaken mochten werkgevers de boete niet op het loon inhouden of op de werknemer verhalen. Dat kwam vaak omdat de werkgever niet goed had vastgelegd of uitgelegd waarom dit mocht. Ook bleek soms dat de werkgever zelf (deels) verantwoordelijk was, bijvoorbeeld door een te strak schema op te leggen of slechte instructies te geven.
Deze uitspraken maken duidelijk hoe belangrijk het is om vooraf duidelijke afspraken te maken en intern goed te communiceren.
Wat kun je regelen in het personeelshandboek?
In het personeelshandboek is het verstandig om een aparte passage op te nemen over verkeersboetes. Daarin kun je vastleggen:
- wanneer een boete voor eigen rekening is;
- of en wanneer je deze mag verhalen;
- hoe je met uitzonderingssituaties omgaat;
- dat kosten alleen verhaald worden bij grove nalatigheid of opzet.
Dergelijke afspraken geven houvast aan zowel werkgever als werknemer én helpen conflicten te voorkomen.
Mag je btw terugvragen over de boete?
Een opvallende vraag die soms voorbij komt: mag een werkgever btw over een verkeersboete werknemer betalen of terugvragen? Het antwoord is nee. Verkeersboetes zijn uitgesloten van btw-aftrek, zelfs als jij als werkgever betaalt. De Belastingdienst ziet boetes als persoonlijke aansprakelijkheid, geen zakelijke kostenpost.
Eén handig overzicht: zo ga je goed om met verkeersboetes
Om als organisatie duidelijkheid te houden, is het slim om de volgende stappen te hanteren:
- Check wie de boete heeft veroorzaakt en wat de omstandigheden waren.
- Bekijk of je afspraken hebt vastgelegd in arbeidsovereenkomst of personeelshandboek.
- Ga in gesprek met de werknemer en leg je besluit zorgvuldig vast.
- Raadpleeg een jurist bij twijfel over inhouding of aansprakelijkheid.
- Documenteer alles in het personeelsdossier.
Wat als meerdere werknemers boetes krijgen?
Een enkele boete is vervelend, maar wat gebeurt er als je werknemers vaker een verkeersboete krijgen? Dan kan het een patroon worden dat bedrijfsrisico’s vergroot. Denk aan schade aan je imago, verhoogde kosten of juridische claims. Tijdig beleid opstellen is dan belangrijk. Bied waar nodig aanvullende instructies, trainingen of coaching aan om herhaling te voorkomen.
Meer weten of hulp nodig?
Wil je weten hoe je dit correct opneemt in jouw arbeidsvoorwaarden of handboek? Of heb je advies nodig over een actuele situatie? Bekijk dan onze diensten over salarisadministratie en verzuim of neem direct contact met ons op.
De verkeersboete werknemer is meestal een individuele verantwoordelijkheid. Toch kun je als werkgever niet zomaar boetes verhalen of loon inhouden. Duidelijke afspraken, correcte verwerking in je administratie en juridisch advies zijn hierbij belangrijk. Loonbureau.nl helpt je hierbij met begrijpelijke richtlijnen en ondersteuning.
