Als ondernemer weet je hoe waardevol flexibiliteit is, vooral als het gaat om personeelszaken. Tijdelijke contracten bieden die flexibiliteit, maar brengen ook specifieke regels met zich mee. Vooral bij het niet verlengen van een tijdelijk contract is het belangrijk om de juiste procedures te volgen. In deze blog lees je waar jij en jouw werknemers recht op hebben bij het niet verlengen van een tijdelijk arbeidscontract.
De aanzegplicht: tijdig informeren is verplicht
Als werkgever heb je een wettelijke aanzegplicht. Dit betekent dat je minimaal één maand voor het aflopen van een tijdelijk contract moet laten weten of je het contract verlengen wilt en onder welke voorwaarden. Deze verplichting geldt voor alle tijdelijke contracten van minimaal zes maanden.
Wat als je dit niet (op tijd) doet? Dan moet je een vergoeding betalen aan jouw werknemer. Deze aanzegvergoeding is gelijk aan het loon over de periode dat je te laat bent met aanzeggen. Stel dat je twee weken te laat bent, dan betaal je twee weken loon als vergoeding.
> Voorbeeld: Het tijdelijke contract van jouw medewerker loopt af op 31 maart. Je moet dus uiterlijk 28 februari aangeven of je het contract wilt verlengen. Doe je dit pas op 15 maart, dan ben je twee weken te laat en moet je een vergoeding betalen ter hoogte van twee weken loon.
Mondeling of schriftelijk aanzeggen?
De wet schrijft niet voor hóe je moet aanzeggen. Dit mag zowel mondeling als schriftelijk. Maar let op: bij een mondeling gesprek kan later onduidelijkheid ontstaan over wat er precies is besproken. Daarom is het verstandig om de aanzegging altijd schriftelijk te doen of te bevestigen.
Een e-mail, brief of zelfs een WhatsApp-bericht kan als bewijs dienen dat je tijdig hebt aangezegd. Zo voorkom je dat een contract niet verlengd wordt zonder de juiste documentatie, wat later tot claims kan leiden.
Pas op voor contractverlenging stilzwijgend
Een veelgemaakte fout is dat werknemers na de einddatum van hun contract gewoon blijven doorwerken zonder dat er nieuwe afspraken zijn gemaakt. Als je dit laat gebeuren, is er sprake van contractverlenging stilzwijgend. Het contract wordt dan automatisch verlengd onder dezelfde voorwaarden als het vorige contract en voor dezelfde periode (met een maximum van één jaar).
> Let op: Als een medewerker ook maar één dag doorwerkt na afloop van het contract, treedt automatisch verlenging in werking!
Om dit te voorkomen, zorgt je ervoor dat:
- De einddatum duidelijk is gecommuniceerd
- Er geen toegang meer is tot werklocaties, e-mail of systemen na de einddatum
- Alle bedrijfseigendommen zijn ingeleverd op de laatste werkdag
Transitievergoeding bij niet verlengen contract
Sinds 1 januari 2020 hebben werknemers vanaf de eerste werkdag recht op een transitievergoeding bij niet verlengen contract. Dit geldt als het initiatief van jou als werkgever komt om een tijdelijk contract niet te verlengen.
De transitievergoeding wordt als volgt berekend:
- 1/3 maandsalaris per jaar dienstverband
- Pro rata berekend voor periodes korter dan een jaar
Voor een werknemer die 1,5 jaar in dienst is geweest, betekent dit dus een vergoeding van een halve maand salaris. Deze transitievergoeding bij niet verlengen contract is bedoeld om de werknemer te helpen bij de overgang naar een nieuwe baan.
Extra aandachtspunten bij contractbeëindiging
Zieke werknemer bij einde contract
Is je medewerker ziek op het moment dat het tijdelijke contract afloopt? Dan mag je het contract gewoon laten eindigen, mits je voldoet aan een belangrijke voorwaarde: je moet de werknemer ziek uit dienst melden bij het UWV. Doe je dit niet, dan kun je te maken krijgen met extra loondoorbetalingsverplichtingen of problemen bij ziektewetuitkeringen. Zorg dus dat je dit administratief goed vastlegt, ook al loopt het contract automatisch af.
Persoonlijke toelichting bij aanzegging
Hoewel de wet toestaat dat je een aanzegging schriftelijk doet, is het verstandig om dit altijd te combineren met een kort persoonlijk gesprek. Zo geef je je medewerker duidelijkheid en toon je respect voor de samenwerking. Dit voorkomt misverstanden en draagt bij aan een professionele en menselijke afronding. Vergeet niet om de afspraken daarna schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld via e-mail of brief.
Uitzonderingen op de transitievergoeding
Er zijn situaties waarin je geen transitievergoeding hoeft te betalen:
- Als het contract op initiatief van de werknemer eindigt
- Bij ernstig verwijtbaar gedrag van de werknemer
- Als de werknemer nog geen 18 jaar is en maximaal 12 uur per week werkte
- Bij beëindiging wegens het bereiken van de AOW-leeftijd
Praktische tips voor correcte contract verlenging of beëindiging
- Houd een duidelijk overzicht bij van alle contracten en hun einddatum
- Plan minimaal 5 weken voor afloop een evaluatiemoment om te bepalen of je het contract wilt verlengen
- Documenteer alle communicatie over het wel of niet verlengen
- Bereken vooraf de eventuele transitievergoeding zodat je niet voor financiële verrassingen komt te staan
- Maak duidelijke afspraken over de laatste werkdag en het inleveren van bedrijfseigendommen
Wat als je toch wilt verlengen?
Besluit je na de aanzegging dat je het contract toch wilt verlengen? Dan kan dat alleen als de werknemer daarmee instemt. De werknemer is niet verplicht om op een verlengingsaanbod in te gaan als eerder is aangezegd dat het contract niet wordt verlengd.
Let bij een contract verlenging ook op de ketenbepaling: na drie opeenvolgende tijdelijke contracten of bij een totale duur van meer dan drie jaar, ontstaat automatisch een vast dienstverband.
Conclusie: zorgvuldigheid loont
Het niet verlengen van een tijdelijk contract vraagt om zorgvuldige aandacht voor de wettelijke verplichtingen. Door tijdig aan te zeggen, schriftelijk te communiceren en rekening te houden met de transitievergoeding, voorkom je onnodige kosten en juridische problemen.
Heb je vragen over het correct afhandelen van tijdelijke contracten of wil je advies op maat voor jouw personeelsadministratie? Neem dan contact op met Loonbureau.nl. Wij helpen je graag om jouw personeelszaken professioneel en compliant te regelen.
Deze blog is informatief van aard en vervangt geen juridisch advies. Bij specifieke vragen over jouw situatie raden wij aan om contact op te nemen met een specialist in arbeidsrecht.
