Stagiaires mogen niet als volwaardige werknemers worden ingezet. Laatst is er door de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) een boete opgelegd bij Tansavia. Deze luchtvaartmaatschappij heeft stagiairs ingezet als volwaardige werknemers. Maar wat is dan het precieze verschil tussen de werkzaamheden van een stagiair en werknemer? We vertellen je hier graag meer over in dit blog!
Vage scheidingslijn
Het is voor jou als werkgever goed om je te verdiepen in de regels rondom de inzet van stagiairs, om grote boetes van de NLA te voorkomen. De scheidingslijn tussen een stageovereenkomst en arbeidsovereenkomst kan soms erg vaag zijn, waardoor je als werkgever niet weet waar je aan toe bent. Het grootste verschil is dat de inhoud van een stageovereenkomst niet wettelijk geregeld is en de inhoud van een arbeidsovereenkomst wel.
Een arbeidsovereenkomst is opgesteld vanuit drie kenmerken:
- Arbeid
- Gezagsverhouding
- Loon
Zodra de overeenkomst van een stagiair alle drie bovengenoemde kenmerken vertoond, geldt de stageovereenkomst als arbeidsovereenkomst. Als dit het geval is, loop je als werkgever het risico op een boete van de NLA. Daarnaast kan de stagiair ook met succes een arbeidsovereenkomst claimen.
Wat mag een stagiair wel?
Als alle drie de kenmerken van toepassing zijn op een stagiair, ben je als werkgever dus in overtreding. Maar wat mag er dan wel? Als werkgever mag je maximaal twee van de pijlers toepassen. Zo komt het bijvoorbeeld vaak voor dat een stagiair een stagevergoeding krijgt (loon) en onder toezicht van een medewerker (gezagsverhouding) moet werken. In dat geval zou de stagiair geen werk mogen verrichten wat onder ‘arbeid’ zou vallen.
Maar wat wordt er verstaan onder ‘arbeid’?
Het hoofddoel van een stage is het verbreden van kennis en ervaring opdoen in het vakgebied. De stagiair zal zich grotendeels moeten bezighouden met zijn/ haar eigen ontwikkeling gedurende de stageperiode. Bij bijna alle stages wordt er door de stagiair meegewerkt in het kader van praktijkervaring opdoen. Dit is productieve arbeid, maar het zal niet snel als ‘arbeid’ worden gezien omdat het bij het leerproces van de stagiair hoort. Met het kenmerk ‘arbeid’ wordt er bedoeld dat de stagiair als volwaardig werknemer wordt ingezet, bijvoorbeeld ter vervanging van een zieke collega.
Als een stagiair de stage na zijn/ haar opleiding volgt, als werkervaringsplek, dan gelden er andere regels en is vaak een ander type overeenkomst van toepassing.
Begeleiding is belangrijk
Begeleiding maakt misschien wel het grootste onderscheid tussen volwaardig werknemer en stagiair. Als er tussentijdse evaluatiemomenten zijn tussen stagebegeleider en stagiair, wijst dat duidelijk op het doel ontwikkeling.
Onderdelen van een stageovereenkomst
Verder kan de stageovereenkomst ook een belangrijke rol spelen. Hierin worden de wederzijdse rechten en plichten vastgelegd. Stel, een stagiair krijgt hetzelfde aantal doorbetaalde vakantiedagen als elke andere werknemer, kan het zijn dat het een arbeidsovereenkomst is en geen stageovereenkomst. Dit is ook het geval als er afspraken zijn over doorbetaling bij ziekte; een stagiair heeft geen wettelijke aanspraak op het salaris bij arbeidsongeschiktheid.
De praktische pijlers (arbeid, gezagsverhouding en loon) zijn het belangrijkst in de beoordeling of een stagiair als volwaardig werknemer ingezet wordt of niet. Maar als werkgever moet je ook kritisch kijken naar de overeenkomst om een duidelijk kader op te stellen. Houd dus rekening met de volgende punten bij het opstellen van de overeenkomst en de samenwerking met de stagiair:
- De ontwikkeling van de stagiair moet centraal staan. Stel een opleidingsplan samen als basis.
- Je moet goede afspraken maken over de vakantiedagen van de stagiair en dat deze dagen onbetaald zijn.
- Leg ook goed vast vast dat de stagevergoeding wordt stopgezet bij ziekte (om doorbetaling bij ziekte te voorkomen).
- Zet een duidelijk kader neer door vast te leggen vanuit welke opleiding stage wordt gevolgd.
- Houd ook rekening met de kaders vanuit school, met een stageprogramma bijvoorbeeld.
- Neem het begeleidende aspect ook mee in de overeenkomst of stage; stel een vaste begeleider aan.
- Spreek een stagevergoeding af met de stagiair. Zorg ervoor dat deze vergoeding veel lager is dan de lonen.
- Voorkom ten alle tijden dat de stagiair plaatsvervanger wordt van een andere medewerker.
Wat als stagiair al regulier in dienst is?
Het kan wel eens voorkomen dat een stagiair al werkzaam is of werkzaam wordt in jouw bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan vakantiewerk of bijbaan. In dat geval moeten er twee overeenkomsten zijn, een voor het vakantiewerk en een voor de stage. Op die manier kun je de werkzaamheden en werkafspraken goed scheiden van elkaar
In ons portaal kun je dan eenvoudig een aparte arbeidsverhouding aanmaken. Dit zorgt ervoor dat er ook twee loonstroken gemaakt worden, op die manier wordt het verschil in de arbeidsverhouding duidelijk. Zo kan alles ook correct verwerkt worden bij de instanties (belastingdienst etc.).
Loonbureau helpt je verder!
Heb je nog vragen over stageovereenkomsten of zijn er nog zaken onduidelijk? Dan kijken we graag met je mee! Neem contact met ons op.
