Je bent beginnend werkgever en twijfelt of je de salarisadministratie zelf wil doen of uitbesteden. Of je hebt jouw bedrijf op de rit en wil evalueren of het uitbesteden van salarisadministratie nog wel nodig is. Wat jouw situatie ook is, het bijhouden van salarisadministratie is ontzettend belangrijk voor bedrijven die werknemers in dienst hebben.
In dit blog bespreken we de voor- en nadelen van beide opties en geven we advies wat je in jouw situatie kunnen doen.
Waarom moet je salarisadministratie bijhouden?
Het bijhouden van salarisadministratie is belangrijk omdat je als werkgever aan de wettelijke eisen moet voldoen. Salarisadministratie is wettelijk verplicht voor bedrijven die personeel in dienst hebben. Je moet als werkgever loonstroken verstrekken, loonheffingen afdragen en je loonadministratie in orde hebben. Als je niet aan deze verplichtingen voldoet, kun je hoge boetes of andere juridische problemen krijgen.
Maar salarisadministratie biedt ook veel inzicht. Zo heb je altijd een overzicht van de loonbetalingen, de belastingen en andere personeelskosten. Het is een belangrijk onderdeel voor de financiële administratie van je bedrijf.
Salarisadministratie of loonadministratie?
Salarisadministratie en loonadministratie worden vaak door elkaar gebruikt, maar deze woorden betekenen hetzelfde; alle processen die te maken hebben met de berekening, betaling en registratie van de lonen van je werknemers.
Bij salarisadministratie heb je grofweg twee mogelijkheden:
- Salarisadministratie uitbesteden
- Zelf salarisadministratie doen
Salarisadministratie uitbesteden
Als je ervoor kiest om je salarisadministratie uit te besteden, dan draag je alle werkzaamheden over aan een extern salarisadministratiekantoor, zoals Loonbureau.nl.
Voordelen van salarisadministratie uitbesteden
- Tijdbesparend – je hoeft je geen zorgen te maken over het bijhouden van details en kunt je bezighouden met de kerntaken van jouw bedrijf.
- Kennis en expertise – salarisadministrateurs zijn altijd op de hoogte van de regel- en wetgeving, waardoor er weinig fouten worden gemaakt.
- Minder risico – met hulp van een specialist minimaliseer je de kans op fouten. Hiermee kun je boetes en onnodige correcties voorkomen.
Nadelen van salarisadministratie uitbesteden
- Kosten – het uitbesteden van salarisadministratie brengt natuurlijk kosten met zich mee. Bij loonbureau.nl hebben we een all-in tarief van €12,50 per loonstrook.
- Minder controle – als je de salarisadministratie uit handen geeft heb je minder controle om zelf dingen aan te passen. Bij Loonbureau.nl heb je altijd een persoonlijk contact, waardoor we snel dingen kunnen aanpassen indien nodig.
- Afhankelijk van derden – je bent altijd afhankelijk van een andere partij en kan zelf geen mutaties doen. Bij Loonbureau.nl verwerken we geheel kosteloos mutaties, dit zit bij ons in het all-in tarief.
Wanneer is salarisadministratie uitbesteden beter en wanneer juist niet?
Voor elke beginnende werkgever zonder kennis van salarisadministratie, zouden we adviseren om het uit te besteden. Loonadministratie in eigen beheer vereist namelijk heel wat kennis en vooral veel tijd. Tijd die je hard nodig hebt om groei te maken met jouw bedrijf.
Heb je een bedrijf waarbij salarisadministratie bij jouw vaste processen hoort, zoals bijvoorbeeld een uitzendbureau? Dan zouden we adviseren om de loonadministratie zelf te doen. Vaak hebben uitzendbureaus zelf de kennis en de tools om de complete salarisadministratie inhouse te doen.
Bij grote bedrijven kan het ook voordelig zijn om salarisadministratie binnen je bedrijf te doen. Vaak wordt er het rekensommetje gemaakt hoeveel het zou kosten als je zelf de tools en de medewerkers in huis haalt, tegenover de kosten van het salarisadministratiebureau.
Salarisadministratie zelf doen
Als je zelf de salarisadministratie wil doen, betekent het dat je zelf verantwoordelijk bent voor het hele proces, van loonstroken en personeelsdossiers tot aan belastingaangiften.
Voordelen van zelf je salarisadministratie doen
- Lagere kosten – je betaalt voor je salarisadministratie geen extern bureau, wat geld bespaart. Houd er wel rekening mee dat je er eigen tijd aan kwijt bent en ook de benodigde software moet aanschaffen.
- Volledige controle – alle touwtjes heb je in handen en de administratie is helemaal naar jouw wens aan te passen. Ook aanpassingen kun je direct verwerken zonder ergens op te wachten.
- Direct inzicht – je bent altijd op de hoogte van de loonbetalingen, personeelskosten en weet precies wat de verzuimcijfers zijn.
Nadelen van zelf salarisadministratie doen
- Tijdsintensief – je verwacht het misschien al, maar loonadministratie in eigen beheer kost ontzettend veel tijd. Je moet de administratie goed bijhouden en tegelijkertijd op de hoogte blijven van de regels en de cao.
- Meer risico – je loopt meer risico op verschillende vlakken. Bij fouten door te weinig kennis kun je boetes krijgen of juridische gevolgen hebben. Maar de medewerker die de salarisadministratie verzorgt kan bijvoorbeeld ook (langdurig) ziek worden, waardoor je minder continuïteit hebt en vervanging moet regelen.
- Up-to-date blijven – we benoemden het net al; het kost ontzettend veel tijd om bij te blijven met de regels. Je moet continu op de hoogte zijn, anders loop je risico op fouten in de salarisadministratie.
Wat heb je nodig om zelf salarisadministratie te doen?
Om de salarisadministratie in eigen beheer te doen, moet je een aantal stappen zetten. Wij vertellen je in een stappenplan hoe je dit als beginnend werkgever kunt doen en wat je allemaal nodig hebt.
Stap 1. Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Geef hier ook aan dat je zelf de loonadministratie wil doen. De Belastingdienst stuurt aanvullende informatie over alle verplichtingen, bijzondere administratieve verplichtingen en hoe je gegevens bewaart.
Tip: lees ook ons blog over het bewaren en beschermen van personeelsgegevens. Hierin gaan we dieper in op de privacy gevoeligheid en de gegevens die je wel en niet mag bewaren.
Stap 2. Bepaal één of meerdere verantwoordelijken voor de salarisadministratie en kader de taken goed af. Zo voorkom je dubbel werk of dat er dingen worden vergeten.
Stap 3. Kies op wat voor manier je gegevens wil vastleggen: met een eigen (digitaal) kasboek of document, of met (online) software voor salarisadministratie.
Een eigen kasboek of document is de goedkoopste optie, maar ook het meest tijdsintensief en foutgevoelig. Hierbij leg je de administratie vast in een eigen spreadsheet, op papier of in een document. Let wel op: bij deze optie heb je boekhoudkennis nodig en moet je nauwkeurig werken om fouten te voorkomen.
De tweede optie is een softwarepakket, speciaal voor salarisadministratie. Dit zijn vaak oplossingen waarmee al koppelingen tussen gegevens zijn gelegd, waardoor je zelf minder hoeft te berekenen of in te voeren. Het voordeel van een softwaretool is dat er automatisch updates worden gedaan en de wet- en regelgeving wordt bijgewerkt. Dit soort tools variëren wel erg veel in prijs, dus ga kritisch na welke functionaliteiten je nodig hebt.
Stap 4. Inrichten van de administratie.
Je hebt inmiddels de tool en werkwijze gekozen. Nu kun je aan de slag met het inrichten van de salarisadministratie. Zorg ervoor dat je al je personeelsleden in de tool of het document zet. Alle NAW gegevens, het BSN nummer en het juiste IBAN nummer. Zorg er ook voor dat alle medewerkers een model opgaaf van de belastingdienst hebben ingevuld voor indiensttreding. Dan weet je of je loonheffing moet toepassen of niet.
Stap 5. Betaal maandelijks het salaris uit
Vervolgens kun je de maandelijkse uitbetaling van het loon regelen of automatiseren. Bepaal of je maandelijks uitbetaald of per 4 weken. Prik ook een vaste datum voor het uitbetalen van de salarissen en het doen van de loonaangifte. Zorg er ook voor dat medewerkers maandelijks een loonstrook ontvangen en vergeet niet om de reiskostenvergoeding of andere vergoedingen toe te voegen.
Wat komt er allemaal kijken bij salarisadministratie?
Salarisadministratie is veel meer dan alleen het uitbetalen van het loon. Je moet rekening houden met verschillende aspecten zoals loonstroken, loonheffingen, pensioenbijdragen en belastingaangiften. Het is belangrijk om deze aanvullende werkzaamheden ook in je achterhoofd te houden bij het maken van de keuze of je salarisadministratie zelf doet of uitbesteed.
Salarisadministratie advies: uitbesteden of zelf doen?
De keuze tussen zelf doen of uitbesteden hangt af van de grootte van je bedrijf, de complexiteit van je salarisadministratie, en je eigen voorkeuren. Als je meer tijd wilt besteden aan je kernactiviteiten, kan uitbesteden een goede optie zijn. Heb je de tijd en kennis om het zelf te doen, dan kan dat kosten besparen.
Bij Loonbureau.nl adviseren wij je graag wat je in jouw situatie het beste kunt doen. Neem contact met ons op voor vragen of vraag vrijblijvend ons informatiepakket aan. Hier kun je precies terugvinden wat we voor jou kunnen betekenen.
