De brandstofprijzen blijven een punt van gesprek. Logisch dus dat je als werkgever wilt weten waar je aan toe bent met de reiskostenvergoeding. Er is veel over te doen en het kabinet heeft plannen om de vergoeding verder te verhogen. Maar wat is nu de stand van zaken voor 2026?
De reiskostenvergoeding in 2026: de plannen in het kort
Het kabinet stelt voor de onbelaste reiskostenvergoeding in 2026 te verhogen naar € 0,25 per kilometer. Dit is een aanpassing van het eerdere plan waarin het tarief op € 0,23 zou blijven. Let op: dit is nog een voorstel en moet definitief worden goedgekeurd. Tot die tijd blijft het tarief € 0,23 per kilometer.
Deze maatregelen kun je als werkgever nemen
Als werkgever wil je de reiskostenvergoeding goed regelen. Het is een belangrijke arbeidsvoorwaarde en de administratie moet kloppen. Hieronder vind je de belangrijkste regels en aandachtspunten.
De regels voor een vaste reiskostenvergoeding
Veel werkgevers kiezen voor een vaste reiskostenvergoeding. Dit scheelt een hoop administratie omdat je niet elke kilometer hoeft te registreren. Je mag een vaste onbelaste vergoeding geven als een werknemer op jaarbasis doorgaans naar een vaste werkplek reist.
Hierbij wordt de 128-dagenregel gebruikt. Reist je medewerker in een kalenderjaar minimaal 128 dagen naar dezelfde werkplek? Dan mag je een vergoeding geven alsof hij of zij het hele jaar (214 dagen) reist. Dit geldt ook bij kortdurende afwezigheid zoals vakantie of ziekte. Voor parttimers pas je deze getallen naar verhouding aan.
Combineren met de thuiswerkvergoeding
Werken je medewerkers hybride? Dan kun je de reiskostenvergoeding combineren met een thuiswerkvergoeding. Voor de dagen dat een medewerker naar kantoor reist, mag je de reiskostenvergoeding betalen. Voor de dagen dat er thuis wordt gewerkt, mag je de thuiswerkvergoeding geven. Je mag ze alleen niet op dezelfde dag allebei onbelast uitkeren. Goede afspraken hierover zijn belangrijk.
Een hogere vergoeding geven via de WKR
Wil je je medewerkers meer vergoeden dan € 0,25 per kilometer? Dat kan. Het deel boven de € 0,25 wordt dan wel als loon gezien, tenzij je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) gebruikt. Binnen deze ruimte kun je onbelaste vergoedingen aan je personeel geven.
Houd er rekening mee dat de vrije ruimte beperkt is. Als je deze overschrijdt, betaal je als werkgever een eindheffing van 80% over het extra bedrag. Een goede planning van je personeelskosten is dus belangrijk als je slim wilt besparen op personeelskosten. Elke onkostenvergoeding moet je namelijk goed administreren.
Veelgestelde vragen over de reiskostenvergoeding
Wat was de reiskostenvergoeding in 2024 en 2025?
In 2024 en 2025 bedraagt de onbelaste reiskostenvergoeding € 0,23 per kilometer. Dit was een verhoging ten opzichte van het tarief van € 0,21 dat in 2023 gold.
Geldt er een minimum of maximum afstand?
Nee, er is geen wettelijk minimum of maximum aantal kilometers. Je mag voor elke zakelijke kilometer de onbelaste vergoeding betalen, ook als de afstand maar een paar kilometer is. Sommige cao’s of werkgevers hanteren wel een eigen minimum of maximum afstand, bijvoorbeeld een vergoeding vanaf 10 kilometer of tot maximaal 50 kilometer per dag.
Hoe zit het met zzp’ers en reiskosten?
Als zzp’er mag je voor zakelijke ritten met je privéauto € 0,23 per kilometer (tarief 2024/2025) van je winst aftrekken. Dit geldt voor alle zakelijke kilometers, dus ook voor ritten naar klanten of leveranciers. Het is de verwachting dat dit tarief ook voor zzp’ers meegaat naar € 0,25 in 2026.
De salarisadministratie goed geregeld
De aanpassing van de reiskostenvergoeding is een van de vele trends en ontwikkelingen die invloed hebben op je salarisadministratie. Het correct verwerken van dit soort wijzigingen is belangrijk om fouten en naheffingen te voorkomen.
Bij Loonbureau.nl zorgen we ervoor dat je administratie altijd up-to-date is met de laatste wet- en regelgeving. Zo heb je er zelf geen omkijken naar en weet je zeker dat alles klopt.
