Het is nu officieel, de onbelaste reiskostenvergoeding gaat in 2026 omhoog naar €0,25 per kilometer. Voor veel werkgevers en werknemers is dit goed nieuws, maar het roept ook directe vragen op. Want wat betekent deze verandering precies voor de salarisadministratie en voor je portemonnee?
De belangrijkste punten op een rij:
- Officieel bedrag: De maximale onbelaste reiskostenvergoeding wordt €0,25 per kilometer.
- Wanneer: De verhoging geldt voor heel 2026.
- Niet verplicht: Als werkgever ben je niet wettelijk verplicht om dit bedrag te betalen, tenzij je cao of arbeidsovereenkomst anders bepaalt.
- Echte kosten: De werkelijke autokosten liggen volgens de ANWB een stuk hoger, namelijk rond de €0,52 per kilometer. Een hogere vergoeding kan dus een interessante arbeidsvoorwaarde zijn.
Voor werkgevers: hoe pak je deze verhoging aan?
De verhoging lijkt een eenvoudige aanpassing, maar voor een correcte salarisadministratie moet je met een paar zaken rekening houden. Laten we de belangrijkste vragen doorlopen.
Is de verhoging naar 25 cent verplicht?
Nee, de €0,25 is het maximale bedrag dat je als werkgever onbelast mag vergoeden. Het is geen wettelijke verplichting. Wat je daadwerkelijk moet betalen, hangt af van wat er in de cao, het personeelshandboek of de individuele arbeidsovereenkomst staat.
- Staat er een vast bedrag in het contract? Dan houd je je aan dat bedrag.
- Verwijst het contract naar de fiscaal maximale onbelaste vergoeding? Dan moet je de vergoeding wel verhogen naar €0,25 per kilometer.
Controleer dus goed wat er in jouw documenten staat voordat je aanpassingen doorvoert. Dit is ook een goed moment om je reiskostenbeleid te herzien en te kijken of het nog past bij de huidige arbeidsmarkt.
Zo verwerk je de reiskostenvergoeding in de salarisadministratie
Als je besluit de vergoeding te verhogen, moet dit correct in de loonadministratie worden doorgevoerd. Omdat de definitieve goedkeuring wat op zich liet wachten, kan het zijn dat je dit met terugwerkende kracht moet corrigeren voor de al verwerkte loonstroken van 2026.
Een correcte verwerking is belangrijk om te zorgen dat de vergoeding onbelast blijft. Dit doe je door de aanpassing op de juiste manier te specificeren. Gelukkig hoeft dit niet ingewikkeld te zijn.
De Belastingdienst maakt dit mogelijk via correctieberichten in de loonaangifte. Hiermee kun je eerdere loontijdvakken aanpassen zonder de complete administratie overhoop te gooien. Dit zorgt ervoor dat je werknemers het juiste bedrag ontvangen en jouw administratie weer helemaal klopt.
Reiskosten bij hybride werken, hoe zit dat?
Hybride werken is de norm geworden, maar het maakt de reiskostenvergoeding soms wat lastiger. Een vaste reiskostenvergoeding is alleen toegestaan als een werknemer op jaarbasis minimaal 128 dagen naar een vaste werkplek reist.
Werkt iemand minder dagen op kantoor of is het reispatroon onregelmatig? Dan is een vergoeding op basis van de daadwerkelijk gereisde kilometers de beste aanpak. Dit vraagt om een goede registratie, dit voorkomt problemen met de Belastingdienst. Zorg dus voor een duidelijk systeem waarin werknemers hun reisdagen kunnen doorgeven.
Voor werknemers: wat betekent dit voor jouw portemonnee?
Als je werkgever besluit de vergoeding te verhogen, zie je dat direct terug op je loonstrook. Het is een netto vergoeding, dus je betaalt er geen belasting over.
Stel, je reist 3 dagen per week naar kantoor en je enkele reis is 30 kilometer.
- Afstand per dag: 60 km
- Reisdagen per maand (gemiddeld): 13 dagen (3 dagen x 4,33 weken)
- Totaal kilometers per maand: 60 km x 13 dagen = 780 km
Het verschil per maand:
- Oude situatie (€0,23): 780 km x €0,23 = €179,40 netto
- Nieuwe situatie (€0,25): 780 km x €0,25 = €195,00 netto
In dit voorbeeld krijg je er dus €15,60 netto per maand bij. Dat is op jaarbasis toch bijna €190.
Is 25 cent per kilometer eigenlijk wel genoeg?
De verhoging is een stap in de goede richting, maar dekt het de werkelijke kosten? Volgens de ANWB kost een gemiddelde kleine benzineauto al snel €0,52 per kilometer. Dat is meer dan het dubbele van de onbelaste vergoeding. Dit bedrag omvat alles, van brandstof en onderhoud tot afschrijving en verzekering.
Voor werkgevers biedt dit een kans. In een krappe arbeidsmarkt kan een betere reiskostenvergoeding het verschil maken. Door een hoger bedrag aan te bieden dan het fiscale maximum, positioneer je jezelf als een aantrekkelijke werkgever. Het deel boven de €0,25 wordt dan wel belast, of je kunt dit onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Alternatieven voor de kilometervergoeding
De kilometervergoeding is niet de enige optie. Steeds meer bedrijven kijken naar andere manieren om reizen te vergoeden, die beter passen bij duurzaamheid. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een volledige OV-vergoeding: Stimuleer het gebruik van het openbaar vervoer door een abonnement volledig te vergoeden. Dit is vaak onbelast mogelijk.
- Een mobiliteitsbudget: Geef werknemers een vast budget per maand dat ze vrij kunnen besteden aan vervoer. Of ze nu een deelauto gebruiken, een fiets leasen of met de trein komen, ze hebben zelf de keuze. Dit kan via een cafetariamodel worden aangeboden.
Deze alternatieven geven werknemers meer flexibiliteit en kunnen bijdragen aan de duurzaamheidsdoelen van je bedrijf.
Veelgestelde vragen over de reiskostenvergoeding 2026
Is de reiskostenvergoeding verplicht?
Nee, een werkgever is niet wettelijk verplicht om reiskosten te vergoeden. De verplichting kan wel voortvloeien uit een cao of arbeidsovereenkomst.
Hoe zit het met de reiskostenvergoeding voor zzp’ers?
Als zzp’er mag je voor zakelijke ritten met je privéauto €0,25 per kilometer van je winst aftrekken. Dit geldt voor alle zakelijke kilometers, dus ook voor ritten naar klanten of naar je kantoor.
Valt de reiskostenvergoeding onder de werkkostenregeling (WKR)?
De onbelaste reiskostenvergoeding tot €0,25 per kilometer is een gerichte vrijstelling binnen de WKR. Dit betekent dat de vergoeding niet ten koste gaat van de vrije ruimte, zolang je aan de voorwaarden voldoet.
Wat als ik als werkgever meer betaal dan 25 cent per kilometer?
Alles wat je boven de €0,25 per kilometer vergoedt, wordt gezien als loon. Hierover moet je dus loonheffing inhouden. Je kunt er ook voor kiezen om dit meerdere onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR, mits er voldoende ruimte is.
Reiskostenvergoeding goed geregeld?
De verhoging van de reiskostenvergoeding is een goede aanleiding om je mobiliteitsbeleid en salarisadministratie weer eens goed onder de loep te nemen. Het correct verwerken van dit soort wijzigingen is belangrijk, maar kost ook tijd en vraagt om specialistische kennis.
Wil je zeker weten dat jouw salarisadministratie van A tot Z klopt, inclusief alle actuele regels en wijzigingen? Bij Loonbureau.nl nemen we dit werk graag voor je uit handen. Zo heb jij er geen omkijken meer naar en weet je zeker dat alles goed is geregeld.
