Als werkgever ben je wettelijk verplicht om onkostenvergoedingen duidelijk te specificeren op de loonstrook van de werknemer. Deze regel geldt sinds 1 januari 2016 als onderdeel van de Wet aanpak schijnconstructies. De Inspectie SZW kan werkgevers een boete geven als de loonstrook niet gespecificeerd is.
Wat is een onkostenvergoeding?
Een onkostenvergoeding is een bedrag dat je als werkgever aan een werknemer uitkeert voor kosten die de werknemer maakt tijdens het werk. Denk hierbij aan:
- Reiskosten: voor woon-werkverkeer of zakelijke afspraken.
- Maaltijdvergoedingen: voor overwerk of tijdens zakelijke reizen.
- Telefoonkosten: wanneer een werknemer zijn of haar eigen telefoon gebruikt voor werk.
Deze vergoedingen zijn bedoeld om de werknemer niet te belasten met werkgeverskosten.
Is een onkostenvergoeding verplicht?
In de meeste gevallen is een onkostenvergoeding niet verplicht, maar het kan zijn dat dit in een arbeidsovereenkomst, cao of bedrijfregelement is vastgelegd. In dat geval moet je deze regels naleven. Het is wél altijd verplicht om de specificatie van de onkostenvergoeding op de loonstrook te zetten.
Wat moet worden gespecificeerd?
Uit de specificatie moet duidelijk worden waarvoor de kostenvergoeding is bedoeld; voor huisvesting, maaltijden of uitgaven die niet voor het werk zijn gedaan. De omschrijving ‘algemene onkostenvergoeding’ volstaat dus niet, want die maakt niet duidelijk waarvoor de vergoeding is bedoeld.
Voorbeeld: onkostenvergoeding op loonstrook
De reiskostenvergoeding en andere onkosten staan allemaal apart op de loonstrook, specifiek per type vergoeding. Een specificatie kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
- Reiskostenvergoeding: €84,00 (400 km x €0,21 per km).
- Maaltijdvergoeding: €15,00 (3 dagen à €5,00).
Door elk punt apart te omschrijven met een korte toelichting, zorg je voor een duidelijk overzicht. Op de loonstrook hoeft niet gespecificeerd te worden wanneer de maaltijden zijn gebruikt en welke dienstreizen exact zijn gemaakt.
Waarom is de specificatie van onkostenvergoedingen belangrijk?
Naast de wettelijke verplichting is een specificatie van de onkosten ook ontzettend handig in verschillende situaties:
- Bij fiscale controles: bij een belastingcontrole moet je als werkgever kunnen aantonen welke vergoedingen belastingvrij zijn verstrekt.
- Als transparantie voor werknemers: werknemers weten precies waar ze recht op hebben.
- Voor correcte loonadministratie: dit voorkomt juridische of administratieve fouten.
Wat gebeurt er als de loonstrook niet voldoende gespecificeerd is?
Als de loonstrook niet voldoende is gespecificeerd, moet je als werkgever extra documenten aanleveren om te laten zien hoe het loon is opgebouwd en welke inhoudingen zijn gedaan. Als deze documenten niet genoeg informatie geven, kun je een boete krijgen.
Wat geef ik door aan loonbureau.nl?
Indien er nu nog algemene omschrijvingen worden gebruikt als ‘onkosten vergoeding’ adviseren wij dit aan te passen naar een gespecificeerde omschrijving. Hierbij kan het noodzakelijk zijn bedragen uit elkaar te trekken. Dit zou per werknemer kunnen afwijken.
Onze tips voor werkgevers
- Maak intern een procedure voor het aanleveren van declaraties. Spreek bijvoorbeeld intern een datum af waarbij alle medewerkers aanvullende kosten moeten indienen, zodat jij het op tijd in de salarisadministratie kunt verwerken.
- Stel intern een checklist op om te controleren of alle verplichte onkostenvergoedingen al gespecificeerd zijn in jullie loonstroken.
- Vraag ons om advies! Wij kijken graag met je mee.