Een maaltijd aanbieden aan je personeel. Het lijkt een simpele en goede manier om je waardering te tonen, bijvoorbeeld bij overwerk. Maar fiscaal gezien is het niet altijd zo eenvoudig. Wanneer is een maaltijd onbelast en wanneer telt het als loon? En belangrijker nog, er is een verborgen valkuil als je medewerkers hebt die het minimumloon verdienen.
Veel werkgevers weten niet dat het verstrekken van een maaltijd onbedoeld kan leiden tot een te laag uitbetaald salaris. We leggen je uit hoe de regels werken, welke bedragen gelden en hoe je deze valkuil voorkomt.
De bedragen voor 2026 in het kort
In het overzicht hieronder zie je de belangrijkste bedragen op een rij. Zo heb je direct het antwoord dat je misschien zoekt.
| Soort maaltijd | Bedrag in 2025 | Bedrag in 2026 | Fiscale behandeling |
| Maaltijd op de werkplek | € 3,95 | € 4,05 | Vast bedrag (forfait), telt als loon |
Deze bedragen zijn de basis, maar de situatie bepaalt hoe je ze moet toepassen.
Belast of onbelast? Het draait om het zakelijke karakter
De kernvraag die de Belastingdienst stelt is simpel: heeft de maaltijd een zakelijk karakter? Als het antwoord ‘ja’ is, mag je de maaltijd vaak onbelast vergoeden of verstrekken. Is het antwoord ‘nee’, dan wordt de maaltijd gezien als loon en moet je er belasting over betalen.
Een maaltijd heeft volgens de fiscus een zakelijk karakter als deze meer is dan een extraatje of een beloning. Denk aan situaties waarin de medewerker niet in de gelegenheid is om thuis te eten door werk.
Situatie 1: de onbelaste maaltijd
In een aantal specifieke gevallen is een maaltijdvergoeding volledig onbelast. Dit heet een ‘gerichte vrijstelling’. Je hoeft hier geen loonheffing over in te houden en het gaat ook niet ten koste van je vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR).
Dit geldt voor maaltijden bij:
- Overwerk: Als een medewerker tussen 17:00 en 20:00 uur minstens twee uur overwerkt en daardoor niet thuis kan eten.
- Dienstreizen: Wanneer iemand voor werk onderweg is.
- Zakelijke besprekingen: Bijvoorbeeld een lunch met een klant buiten de deur.
- Koopavonden: Voor personeel in de detailhandel dat tijdens koopavonden werkt.
Voor maaltijden tijdens dienstreizen gelden de vaste onbelaste bedragen die we eerder noemden: € 21,40 voor een lunch en € 32,37 voor een diner in 2025. Dit is een vorm van onkostenvergoeding die je zonder zorgen kunt uitbetalen.
Situatie 2: de maaltijd op kantoor
Bied je een maaltijd aan op de werkplek, bijvoorbeeld in een bedrijfskantine of door eten te laten bezorgen? Dan ziet de Belastingdienst dit als loon. De medewerker bespaart immers privékosten.
Hiervoor geldt een vast bedrag, een zogenoemd forfait. Voor 2025 is dit vastgesteld op € 3,95 per maaltijd. Dit bedrag moet je bij het loon van de medewerker optellen.
Maar let op, dit hoeft niet te betekenen dat de medewerker er netto op achteruitgaat. Je kunt dit bedrag namelijk onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). De vrije ruimte is in 2025 2,00% van je loonsom tot € 400.000. Zolang je binnen die ruimte blijft, is de maaltijd voor de medewerker onbelast. Pas als je over de vrije ruimte heen gaat, betaal je als werkgever een eindheffing van 80% over het extra bedrag.
Wil je precies berekenen hoeveel vrije ruimte je hebt? Gebruik dan onze WKR-tool.
Let op: de valkuil bij medewerkers met een minimumloon
Hier gaat het vaak mis. Wat als je een medewerker hebt die het wettelijk minimumloon verdient en je hem of haar een maaltijd geeft op kantoor? Het forfaitaire bedrag van € 3,95 wordt door de Belastingdienst gezien als loon in natura.
Als je dit bedrag niet onderbrengt in de vrije ruimte van de WKR, moet je het officieel als brutoloon verwerken. Dit betekent dat het contante loon dat je uitbetaalt, technisch gezien lager is dan het wettelijk verplichte minimumloon voor de gewerkte uren. Dit kan bij een controle voor serieuze problemen zorgen.
Een praktisch voorbeeld:
Stel, een medewerker verdient precies het minimumuurloon en werkt een avonddienst. Je geeft hem een maaltijd ter waarde van € 3,95.
- Foute aanpak: Je verwerkt de maaltijd niet in de WKR. De € 3,95 wordt gezien als deel van het loon. Het salaris dat de medewerker ontvangt, zakt hierdoor onder de wettelijke norm.
- Goede aanpak: Je wijst de € 3,95 aan als eindheffingsloon en brengt dit onder in de vrije ruimte van de WKR. De maaltijd is nu onbelast voor de medewerker en zijn contante salaris blijft voldoen aan de wet.
De oplossing is dus simpel, maar je moet het wel weten. Zorg ervoor dat je maaltijden voor minimumloners altijd in de vrije ruimte van de WKR plaatst om te voorkomen dat je onbewust de wet overtreedt.
De administratie goed regelen
Het is belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken in je administratie.
- Maaltijdvergoeding: Je betaalt de medewerker een bedrag om zelf een maaltijd te kopen. Dit is alleen onbelast in de situaties die we bij ‘gerichte vrijstellingen’ noemden.
- Maaltijdverstrekking: Je geeft de medewerker een maaltijd, bijvoorbeeld in de kantine. Hiervoor geldt het forfait van € 3,95 dat je via de WKR kunt afhandelen.
Houd dit goed bij in je salarisadministratie. Zo voorkom je vragen achteraf en zorg je dat je bij een controle alles op orde hebt.
Veelgestelde vragen
Is een maaltijdvergoeding verplicht bij overwerk?
Nee, een maaltijdvergoeding is wettelijk niet verplicht. Het kan wel zijn dat er in je cao afspraken over zijn gemaakt. Controleer dit dus altijd. Los daarvan is het natuurlijk wel goed werkgeverschap.
Hoe zit het met ontbijt of lunch?
De regels voor het forfait gelden voor elke maaltijd, of het nu ontbijt, lunch of avondeten is. De waarde is in 2025 altijd € 3,95 per maaltijd als deze op de werkplek wordt genuttigd.
Gelden deze regels ook voor thuiswerkers?
Nee, deze specifieke maaltijdregeling geldt niet voor thuiswerken. Voor thuiswerkers is er de onbelaste thuiswerkvergoeding. Die is bedoeld voor kosten als koffie, thee en toiletpapier. Een maaltijdvergoeding voor een reguliere werkdag thuis is in principe belast loon.
