Het liefst hou jij je als werkgever niet bezig met het opstellen van een ontslagdossier, maar het is een noodzakelijk onderdeel om een werknemer te ontslaan. Er zitten verschillende regels aan verbonden en om je goed voor te bereiden geven we je in dit blog tips om tot een goed dossier te komen!
Is een ontslagdossier verplicht?
Een ontslagdossier is niet verplicht, maar het is wel noodzakelijk om bij een kantonrechter het ontslag te kunnen onderbouwen. Zonder onderbouwing kun je een medewerker niet zomaar ontslaan. Sinds de invoering van de Wet werk en zekerheid, in 2015, is het verplicht om bij ontslag een schriftelijke onderbouwing te hebben waaruit blijkt dat een medewerker niet functioneerde. Werknemers worden bij ontslag dus wettelijk beschermd, zodat werkgevers niet zomaar medewerkers kunnen ontslaan. Aan ontslag zijn strikte regels gebonden die je als werkgever moet naleven. Zodra je dit niet doet, bestaat de kans dat de kantonrechter of het UWV geen toestemming verleent.
Stappen om een ontslagdossier op te bouwen
Het opbouwen van een ontslagdossier doe je in verschillende stappen. Hieronder benoemen we alle onderdelen en wat je moet doen:
- Zorg voor een compleet personeelsdossier
- Breng de medewerker tijdig op de hoogte
- Trek voldoende tijd uit voor de dossieropbouw
- Zorg voor objectief en concreet bewijs
- Neem klachten van derden op in het dossier
- Voeg de verbeterplannen toe aan het ontslagdossier
- Vraag aan de medewerker alles te ondertekenen
- Let op de privacy van de medewerker
Per punt geven we hieronder verdere toelichting waar het uit bestaat en welke tips wij je kunnen geven.
1. Zorg voor een compleet personeelsdossier
Het is altijd belangrijk om je personeelsdossier in orde te houden. Dit is de basis van een ontslagdossier. In het personeelsdossier staan de functie en het takenpakket wat de werknemer heeft, dit is een belangrijke basis voor stap 4. Eventuele promoties of persoonlijke afspraken en regels neem je hierbij mee. Verder neem je voorbereidingen en rapportages mee van beoordelings- of functioneringsgesprekken. Als je een medewerker gaat ontslaan, wordt het personeelsdossier automatisch omgezet tot ontslagdossier. Om het tot een ontslagdossier te maken, voeg je alle relevante informatie uit de volgende stappen toe.
Tip: Houd altijd het personeelsdossier bij en werk het bij zodra er iets veranderd. Zo hoef je niet op het laatste moment alles te regelen.
2. Breng de medewerker tijdig op de hoogte
Stel het informeren van de medewerker niet uit; wacht niet tot een beoordelingsgesprek, maar vertel het zodra je met het ontslagdossier start. De medewerker informeer je door een gesprek aan te gaan. In het gesprek moet voor de medewerker de volgende punten duidelijk worden:
- Geef aan dat je niet tevreden bent met het functioneren
- Licht voorbeelden toe waarom je dat vindt
- Vertel hoe een medewerker dit kan verbeteren
- Stel concrete doelen en gewenste resultaten op
Bovenstaande punten werk je uit in een verslag. Zorg ervoor dat de medewerker het goed doorneemt en ondertekent, om te bevestigen dat hij of zij het heeft gelezen.
3. Trek voldoende tijd uit voor de dossieropbouw
Er is geen standaard termijn voor de opbouw van het ontslagdossier, maar zorg ervoor dat je op tijd begint. Hiervoor zouden we adviseren om zo’n 3 – 6 maanden voor het ontslag te beginnen aan het dossier. De medeweker moet namelijk voldoende tijd en ruimte krijgen om verbetering te laten zien. Aan de andere kant geeft het jou als werkgever tijd om bewijzen te verzamelen en eventueel informatie op te halen bij anderen.
4. Zorg voor objectief en concreet bewijs
Verzamel duidelijke feiten over het disfunctioneren of het wangedrag van de medewerker. Deze informatie moet objectief zijn en concreet. De kantonrechter moet je overtuigen, dus zorg ervoor dat je verschillende situaties omschrijft en hierin duidelijk aangeeft waarin de medewerker tekortschoot of over de grens ging. Houd deze punten ook naast de functie-eisen van de medewerker.
Tip: verzamel zoveel mogelijk bewijslast van de punten die je benoemt. Dit zorgt voor een sterke onderbouwing. Je kunt bijvoorbeeld e-mails tussen de medewerker en klanten meenemen.
5. Neem klachten van derden op in het dossier
Het kan voorkomen dat anderen ook last hebben van het functioneren of het gedrag van de medewerker. Denk aan directe collega’s, klanten of leveranciers. Je kunt deze klachten inventariseren en meenemen in het dossier. Zorg ervoor dat je de klachten van collega’s, klanten of andere externe contacten op papier vastlegt.
Deze punten bespreek je door met de medewerker. Geef hierbij voldoende ruimte om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen, misschien heeft de medewerker de punten anders ervaren of geïnterpreteerd. Maak ook van dit gesprek een verslag om op te nemen in het ontslagdossier.
Sommige klachten kunnen een officiële waarschuwing zijn. Als klachten zo ernstig zijn, mag je de medewerker direct een waarschuwing geven. Dit zet je dan ook direct op papier en neem je mee in het ontslagdossier.
Tip: om feedback te verzamelen kun je werken met het 360 graden feedback model. Op deze manier krijg je zowel de positieve als negatieve kanten van het functioneren te zien.
6. Voeg de verbeterplannen toe aan het ontslagdossier
De kantonrechter gaat beoordelen of dat je als werkgever genoeg gelegenheid hebt geboden aan de medewerker om het functioneren te verbeteren. Om de rol als werkgever te kunnen beoordelen, is het aan te raden om een verbeterplan op te stellen en toe te voegen aan dit dossier. Je kunt de doelen en resultaten uit stap 2 meenemen als basis voor dit plan.
Zorg ervoor dat de volgende dingen terugkomen in het verbeterplan:
- Benoem doelen die behaald moeten worden
- Geef aan hoe je als werkgever hierbij ondersteunt
- Neem alle benodigde middelen mee in het plan (trainingen, coaching)
- Benoem de frequentie van evaluatiegesprekken
Na afloop van het verbetertraject maak je een verslag van de uitkomst en de eindevaluatie.
7. Vraag aan de medewerker alles te ondertekenen
In het ontslagdossier komen veel documenten voor die in overleg met de medewerker zijn opgesteld. Denk aan het verslag van een functioneringsgesprek, tussentijdse evaluaties of uitwerkingen van een beoordelingsgesprek. Het is aan te raden om deze documenten voor gezien te ondertekenen, dan weet de kantonrechter dat de medewerker van de documenten op de hoogte is. Voor gezien ondertekenen is anders dan voor akkoord tekenen. De medewerker hoeft niet voor akkoord te tekenen, dit mag je niet verplichten.
Tip: zorg er altijd voor dat je de stukken persoonlijk afgeeft of stuurt. Zo weet je zeker dat de medewerker ze heeft ontvangen.
8. Let op de privacy van de medewerker
Over het personeelsdossier is de AVG wet van kracht en dat geldt ook voor het ontslagdossier. De documenten zijn privacygevoelig, dus je moet er als werkgever zorgvuldig mee omgaan. Bescherm het document tegen datalekken, verlies of diefstal. Zorg er ook voor dat het uit handen blijft van onbevoegde medewerkers.
Verder mag je niet meer informatie in het dossier vastleggen dan nodig is. Zaken die niet relevant zijn voor het ontslaan van de medewerker, neem je ook niet mee in het dossier.
Tip: meer weten over hoe je voldoet aan de AVG wet? Lees dan ons blog over de bescherming van personeelsgegevens.
Veelgestelde vragen over het opstellen van een ontslagdossier
We kunnen ons voorstellen dat je nog met vragen zit over het opstellen van een ontslagdossier. Hieronder beantwoorden we nog wat vragen over het dossier. Heb je hulp nodig bij het opstellen van een ontslagdossier? Met onze HR dienstverlening helpen wij je graag verder.
Wat is een ontslagdossier?
Een ontslagdossier is een document met bewijsstukken dat een medewerker niet voldoende functioneert of tekortkomingen heeft. Bij elke ontslagprocedure is een dossier nodig, het is verplicht om er een op te stellen. De bewijsstukken moeten zwart op wit zijn vastgelegd en mogen in verschillende vormen aan bod komen. Denk aan gespreksverslagen, e-mails, appjes of memo’s.
Welke gegevens mogen niet in het ontslagdossier?
De gegevens die niet relevant zijn voor het ontslag, mogen ook niet in het ontslagdossier. Denk hierbij aan subjectieve beweringen, zoals ‘medewerker toont te weinig inzet’. Alles moet objectief zijn en met feiten onderbouwd worden.
Gegevens die niet in het personeelsdossier mogen, mogen ook niet in het ontslagdossier. Hierbij kun je denken aan gezondheidsgegevens (waarvan collega’s niks hoeven te weten), strafrechtelijke gegevens en gegevens over de afkomst van de medewerker.
Welke typen ontslagprocedures zijn er?
Er zijn verschillende manieren hoe een medewerker ontslagen kan worden. Per manier verschilt de procedure. Hieronder staan alle manieren om een medewerker te ontslaan:
- Ontslag met wederzijds goedvinden
- Ontslag via het UWV
- Ontslag via de kantonrechter
- Ontslag in de proeftijd
- Ontslag op staande voet
- Ontslag bij einde arbeidsovereenkomst
- Collectief ontslag
Op de pagina werkgever en ontslag op de site van het UWV kun je hier alle informatie over vinden.
Hoe voer je een ontslaggesprek?
Ontslaggesprekken zijn nooit makkelijk en het nieuws wat je brengt is nooit leuk. Maar er zijn wat tips om je goed voor te bereiden op zo’n gesprek:
- Goede voorbereiding. Zorg voor een goede voorbereiding en laat het in eerdere gesprekken doorschemeren. Dan komt het voor de medewerker niet zomaar uit de lucht gevallen.
- Juiste timing. Probeer het op een goed moment over te brengen. Zorg voor genoeg ruimte en zorg ervoor dat de medewerker na het gesprek geen afspraken meer heeft staan. Daarnaast kan het helpen om aan het einde van de week het gesprek te plannen. Zo kan de medewerker het rustig laten bezinken, zonder dat het de ronde gaat op de werkvloer.
- Sterke argumenten. Verzamel goede onderbouwing met het ontslagdossier. Als het goed is, moet je hiermee aan de slag kunnen met ons stappenplan.
- Ben direct. Draai niet om het onderwerp heen. Vertel direct dat dit het ontslaggesprek is.
- Blijf zakelijk. Hoewel het gesprek emotionele lading kan hebben, moet je ervoor zorgen dat het zakelijk blijft. Hoe krom het ook klinkt, is het advies om de medewerker niet te troosten. Dit kan voor verwarring zorgen en jouw boodschap ontkrachten.
- Toon begrip. Geef de medewerker genoeg ruimte om te praten en vragen te stellen. Probeer de medewerker op het gemak te stellen. Merk je dat het gesprek escaleert? Las dan even een pauze in zodat iedereen tot rust kan komen.
- Blijf bij je besluit. Geef de medewerker geen ruimte om te onderhandelen of te discussiëren.
- Geef vervolgstappen. Benoem de mogelijkheden voor de medewerker. Geef aan of hij of zij een transitievergoeding krijgt of wijs op een uitkering. Dit geeft de medewerker wat meer toekomstperspectief. Neem ook de praktische stappen die jullie gezamenlijk moeten zetten om het af te ronden.
- Plan een nieuw overleg. Om het ontslag verderaf te wikkelen zijn er veel praktische zaken die geregeld moeten worden. Er moeten afspraken gemaakt worden over de financiële afwerking, de communicatie over het ontslag binnen het bedrijf en de overdracht. Hier kun je het beste een nieuw gesprek over inplannen, zodat de medewerker alles heeft laten bezinken.
Tip: vind je het moeilijk om een ontslaggesprek te voeren? Oefen het dan van tevoren met iemand anders. Laat diegene op verschillende manieren reageren, zodat je op alles bent voorbereid. Dit kan ervoor zorgen dat je met meer rust een gesprek in stapt.
