Je overweegt een stagiair aan te nemen. Een goed idee, want een stagiair brengt een frisse blik, de nieuwste kennis vanuit de schoolbanken en misschien wordt het zelfs je toekomstige medewerker. Maar het is meer dan een extra paar handen voor je bedrijf. Een stageplek aanbieden is een serieuze verantwoordelijkheid die om een goede voorbereiding vraagt.
Als je voor het eerst een stagiair wil aannemen, zul je genoeg vragen hebben. Welke regels gelden er? Wat kost het? En hoe zorg je ervoor dat het voor beide partijen een succes wordt? In dit blog vertellen wij je wat je moet weten en geven we handige tips. We bespreken de juridische kant, de financiën en de begeleiding, zodat je goed voorbereid bent en valkuilen vermijdt.
Mag je zomaar een stagiair aannemen?
In principe mag elk bedrijf een stagiair van het hbo of de universiteit aannemen. Er is één belangrijke uitzondering. Voor het begeleiden van een mbo-student moet je bedrijf een erkend leerbedrijf zijn. Dit regel je via de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB). Zij beoordelen of je een veilige leeromgeving en deskundige begeleiding kunt bieden.
Ook als zzp’er kun je een stagiair aannemen. De voorwaarden zijn hetzelfde. Zorg er wel voor dat je echt de tijd en de kennis hebt om iemand goed te begeleiden. Een stagiair loopt mee om te leren, niet om zelfstandig jouw werk over te nemen.
Stage of werk? het juridische verschil
De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen is: staat het leerelement centraal? Bij een stage draait alles om de ontwikkeling van de student. De werkzaamheden moeten hieraan bijdragen en aansluiten bij de opleiding. Als een stagiair voornamelijk productief werk verricht dat normaal door een werknemer wordt gedaan, kan de Belastingdienst of de Arbeidsinspectie dit zien als een verkapte arbeidsrelatie. En dat heeft grote gevolgen.
Het is dus belangrijk om het verschil helder te hebben. De vraag is een stagiair een werknemer? In de meeste gevallen niet, zolang het leren voorop staat. Leg daarom alle afspraken goed vast in een stageovereenkomst. Dit contract wordt meestal aangeleverd door de onderwijsinstelling en ondertekend door jou, de stagiair en de school of universiteit.
Zaken die je hierin vastlegt zijn:
- De leerdoelen van de stage.
- De begin- en einddatum.
- Het aantal uren per week.
- De taken en verantwoordelijkheden.
- De hoogte van de stagevergoeding.
- Afspraken over begeleiding en beoordeling.
Wat kost en levert een stagiair op?
Een stagiair is geen gratis werkkracht. Hoewel een stagevergoeding wettelijk niet altijd verplicht is, is het tegenwoordig wel de norm. Het is een blijk van waardering en helpt de student om bijvoorbeeld reiskosten te dekken. De hoogte van de stagevergoeding voor een werkgever hangt af van het opleidingsniveau, de branche en de werkzaamheden.
Een richtlijn voor de gemiddelde vergoeding per maand (op basis van een fulltime stage):
- Mbo: € 250
- Hbo: € 300 – € 500
- Wo: € 400 – € 600
Ter vergelijking, de Rijksoverheid geeft zelf het goede voorbeeld met een vergoeding van € 800,- per maand in 2026.
Voorkom de valkuil van fictieve dienstbetrekking
Als je een stagevergoeding betaalt die marktconform is, hoef je meestal alleen loonheffing in te houden. Je betaalt geen werknemersverzekeringen. Maar let op: als de vergoeding te hoog is en in de buurt komt van het minimumloon, kan de Belastingdienst oordelen dat er sprake is van een dienstbetrekking. Dit noemen ze een fictieve dienstbetrekking. In dat geval moet je wel alle premies afdragen, wat de kosten flink opdrijft. Zorg er dus voor dat de vergoeding in verhouding staat tot het leerkarakter van de stage.
Maak gebruik van de subsidie praktijkleren
Wist je dat je als werkgever een tegemoetkoming kunt krijgen voor de begeleiding van een stagiair? Met de subsidie praktijkleren aanvragen kun je tot € 2.700 per stageplek ontvangen. Deze subsidie is beschikbaar voor de begeleiding van onder andere mbo-studenten en hbo-studenten in specifieke sectoren zoals techniek en landbouw. Een mooie manier om de kosten voor begeleiding te verlagen.
Goed voorbereid de stageperiode in
Een succesvolle stage valt of staat met een goede voorbereiding en begeleiding. Het is meer dan alleen een bureau vrijmaken.
Zorg voor goede begeleiding
Een stagiair heeft iemand nodig die tijd vrijmaakt om vragen te beantwoorden, feedback te geven en de voortgang te bewaken. Wijs een vaste stagebegeleider aan die regelmatig met de stagiair zit. Maak vooraf een inwerkplan en zorg voor duidelijke leerdoelen. Een stage is geen zoek-het-zelf-maar-uit-periode. Goede begeleiding zorgt ervoor dat een stagiair echt iets leert en gemotiveerd blijft.
Verzekeringen en de Arbowet
Ook voor een stagiair ben je als werkgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. De Arbowet geldt namelijk altijd, ook als er geen sprake is van een arbeidsovereenkomst. Zorg voor een goede werkplek en duidelijke instructies. Dit geldt ook als de stagiair deels thuiswerkt. Check daarnaast je bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Meestal zijn stagiairs meeverzekerd, maar het is verstandig dit vooraf na te gaan. Zeker als je de stagiair met kostbare apparatuur of gevoelige informatie laat werken.
Hoe voorkom je stagemisbruik?
Er is de laatste jaren veel aandacht voor stagemisbruik, waarbij bedrijven stagiairs inzetten als volwaardige, maar goedkope werknemers. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hier actief op en de boetes zijn niet mals. Zo kreeg luchtvaartmaatschappij Transavia een boete van € 46.000 en een naheffing van € 623.000 omdat stagiairs structureel werden ingezet als volwaardige werknemers.
Hoe voorkom je dat je onbewust de fout in gaat? Stel jezelf de volgende vraag:
- Leren of werken? Vervangt de stagiair een betaalde werknemer? Of zijn de taken vooral gericht op het behalen van leerdoelen?
- Begeleiding of zelfstandigheid? Is er voldoende begeleiding of wordt de stagiair aan zijn lot overgelaten?
- Verhouding taken: Bestaat de dag van de stagiair uit leermomenten en meelopen, of draait hij volledig mee in de productie?
De politiek werkt aan nieuwe wetgeving om de positie van stagiairs te versterken. Zorg er dus voor dat je het goed regelt. Een stage is bedoeld om te investeren in talent, niet om te besparen op loonkosten.
Een investering die zich terugbetaalt
Een stagiair aannemen vraagt om een goede voorbereiding. Het is een investering in tijd en begeleiding. Maar als je het goed aanpakt, levert het ontzettend veel op. Je krijgt nieuwe inzichten in je bedrijf, je helpt een jong talent op weg en je bouwt aan je werkgeversmerk. Zorg voor een duidelijke stageovereenkomst, bied goede begeleiding en een eerlijke vergoeding. Dan wordt de stageperiode niet alleen voor de stagiair, maar ook voor jouw bedrijf een waardevolle ervaring.
Veelgestelde vragen die we van werkgevers krijgen
Is een stagevergoeding verplicht?
Wettelijk gezien niet altijd, maar in veel cao’s zijn hier wel afspraken over gemaakt. Bovendien is het de norm en sterk aan te raden. Zonder vergoeding is het lastig om een goede stagiair te vinden.
Wat gebeurt er als een stagiair ziek wordt?
Omdat er meestal geen arbeidsovereenkomst is, heb je als werkgever geen wettelijke plicht om de stagevergoeding door te betalen. Het is wel zo netjes om hierover afspraken te maken in de stageovereenkomst.
Moet ik een stagiair aanmelden voor de loonadministratie?
Ja, als je een stagevergoeding betaalt, moet je de stagiair opnemen in je salarisadministratie. Je houdt loonheffing in op de vergoeding en draagt dit af aan de Belastingdienst. Wij kunnen je hier uiteraard bij helpen.
