Als ondernemer wil je je medewerkers op de goede manier compenseren voor hun dienstreizen. Maar het moet wel fiscaal verantwoord gebeuren. Als bedrijf mag je gebruikmaken van de dienstreisvergoedingen uit de cao Rijk. Ook als je niet onder deze cao valt, mag je dezelfde vergoedingen en fiscale voordelen hanteren. In dit blog leggen we uit welke vergoedingen je in 2025 kunt geven en waar je op moet letten.
Wanneer is een reis een dienstreis?
Er zitten voorwaarden verbonden aan een dienstreis. Een dienstreis voldoet aan de volgende twee voorwaarden:
- De reis duurt minimaal 4 uur
- De bestemming ligt in een andere gemeente óf minstens 1 kilometer van de vaste werklocatie
Binnenlandse dienstreis vergoedingen
Voor binnenlandse dienstreizen kun je in 2025 de volgende vergoedingen verstrekken:
| Type vergoeding | Voorwaarden | 2024 | 2025 |
|---|---|---|---|
| Kleine uitgaven overdag | Geen specifieke voorwaarden | €6,64 | €7,02 |
| Kleine uitgaven ’s avonds | Bij overnachting | €19,82 | €20,95 |
| Logies | Per overnachting | €142,10 | €152,19 |
| Ontbijt | Na overnachting | €13,88 | €14,87 |
| Lunch | Tussen 12:00-14:00 uur | €20,32 | €21,40 |
| Avondmaaltijd | Tussen 18:00-21:00 uur | €30,74 | €32,37 |
Belangrijk om te weten: deze bedragen zijn gebaseerd op de rijksoverheid vergoedingen. Je mag deze bedragen ook gebruiken voor je eigen medewerkers, als ze in vergelijkbare omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis.
Fiscaal voordeel: gerichte vrijstellingen
Een groot deel van deze vergoedingen valt onder de gerichte vrijstelling. Hieronder zie je welke kosten zijn vrijgesteld:
| Kostensoort | Vergoeding | Gericht vrijgesteld |
|---|---|---|
| Kleine uitgaven overdag | €7,02 | €6,27 |
| Kleine uitgaven ’s avonds | €20,95 | €12,54 |
| Logies | €152,19 | €150,55 |
Buitenlandse dienstreizen
Voor dienstreizen in het buitenland gelden andere regels met betrekking tot vergoedingen:
- Er zijn per land én stad verschillende maximumbedragen vastgesteld. Hier bekijk je alle vergoedingen per land. Al deze vergoedingen zijn gericht vrijgesteld.
- Zonder bon mag je maximaal €11,34 per nacht vergoeden (max. 4 nachten). Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld.
Tips voor je administratie
- Zorg voor een duidelijk declaratieformulier
- Bewaar alle bonnen zorgvuldig (minimaal 7 jaar)
- Wijs de vergoedingen expliciet aan als gericht vrijgesteld
- Controleer regelmatig of je de juiste bedragen hanteert
Hulp nodig bij dienstreisvergoedingen?
Heb je vragen over hoeveel je mag vergoeden? Of wil je weten hoe je deze kosten precies in je loonadministratie verwerkt? Bij Loonbureau.nl helpen wij je graag verder. Neem contact met ons op, dan helpen wij je snel verder.
