De gebruikelijkheidstoets is een onderdeel van de werkkostenregeling (WKR) en bepaalt of een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling gebruikelijk is om aan te wijzen als eindheffingsloon.
Een vergoeding of verstrekking is gebruikelijk wanneer deze:
-
niet meer dan 30% afwijkt van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is, én
-
qua aard, omvang en doel past binnen wat andere werkgevers doen.
De Belastingdienst beoordeelt de gebruikelijkheidstoets altijd in samenhang met de feiten en omstandigheden.
30%-afwijkingsmarge
De Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsgrens:
Als het bedrag niet meer dan 30% hoger is dan wat gebruikelijk is, wordt het als gebruikelijk beschouwd.
Daarnaast geldt dat vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in de praktijk als gebruikelijk worden aangemerkt, zolang:
-
het niet om zeer ongebruikelijke vergoedingen gaat;
-
de vergoeding niet uitsluitend wordt toegekend om belasting te ontwijken.
Deze € 2.400-grens is geen wettelijk vast bedrag, maar een beleidsmatige richtlijn van de Belastingdienst.
Wanneer voldoet een vergoeding níet aan de gebruikelijkheidstoets?
Een vergoeding of verstrekking voldoet in ieder geval niet aan de gebruikelijkheidstoets wanneer:
-
deze exclusief of vrijwel uitsluitend aan één werknemer (bijvoorbeeld de dga) wordt toegekend;
-
het bedrag niet in verhouding staat tot het salaris of de functie;
-
vergelijkbare werkgevers deze vergoeding niet of nauwelijks verstrekken;
-
de vergoeding hoofdzakelijk is bedoeld om loonheffing te vermijden.
In dat geval mag de vergoeding niet worden aangewezen als eindheffingsloon en is deze belast bij de werknemer.
Gebruikelijkheidstoets en dga
Bij een directeur-grootaandeelhouder (dga) kijkt de Belastingdienst extra kritisch naar de gebruikelijkheidstoets.
Omdat de dga invloed heeft op zijn eigen arbeidsvoorwaarden, moet extra goed worden onderbouwd dat de vergoeding:
-
gebruikelijk is in vergelijkbare functies en sectoren;
-
niet buitensporig hoog is;
-
ook aan werknemers zonder aandeelhoudersbelang zou worden toegekend.
Bewijslast
De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking gebruikelijk is, ligt bij de werkgever.
Dit betekent dat de werkgever aannemelijk moet kunnen maken dat aan de gebruikelijkheidstoets wordt voldaan, bijvoorbeeld met:
-
sectorvergelijkingen;
-
interne regelingen;
-
onderbouwing van functie, beloning en aard van de vergoeding.
