Cafetariaregeling

Als ondernemer wil je niet alleen een aantrekkelijke werkgever zijn, maar ook slim omgaan met je personeelskosten. Een cafetariaregeling kan hierbij helpen. Deze regeling biedt fiscale voordelen én flexibiliteit voor zowel jou als je werknemers. Maar wat houdt deze regeling precies in? En wat zijn de voor- en nadelen? In deze blog leggen we het allemaal uit.

Wat is een cafetariaregeling?

Een cafetariaregeling (ook wel cafetariamodel genoemd) is een systeem waarbij werknemers zelf kunnen kiezen welke secundaire arbeidsvoorwaarden ze willen ontvangen. Net zoals in een cafetaria naar keuze gerechten worden samengesteld, kunnen werknemers binnen deze regeling hun arbeidsvoorwaardenpakket samenstellen.

Het basisprincipe is eenvoudig: werknemers ruilen een deel van het loon (meestal brutoloon) voor andere arbeidsvoorwaarden die beter bij hun persoonlijke situatie passen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een onbelaste reiskostenvergoeding, extra vakantiedagen, een fiets van de zaak of een opleidingsbudget.

Voor jou als werkgever blijven de kosten hetzelfde, maar jouw werknemers krijgen meer keuzevrijheid in hoe hun beloning wordt samengesteld.

Hoe werkt een cafetariaregeling in de praktijk?

De werking van een cafetaria regeling is als volgt:

1. Je stelt als werkgever vast welke arbeidsvoorwaarden uitgeruild kunnen worden
2. Werknemers kiezen welke uitruil voor hen interessant is
3. Een belast beloningselement (zoals brutoloon) wordt ingeruild voor een onbelast element

Een praktijkvoorbeeld: Een werknemer ruilt €100 brutosalaris per maand in voor een onbelaste vergoeding voor woon werkverkeer. De werknemer bespaart hierdoor inkomstenbelasting, terwijl je als werkgever minder premies werknemersverzekeringen betaalt.

De cafetariaregeling voor reiskosten is een van de meest voorkomende toepassingen. Met de 214 dagen regeling kan een medewerker die 5 dagen per week werkt en 10 kilometer van het werk woont, op jaarbasis bijna €1000 aan onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen. Bij een belastingtarief van ongeveer 40% levert dit de werknemer zo’n €400 voordeel op, terwijl je als werkgever ongeveer €200 bespaart op de werkgeverslasten.

Voordelen voor werkgevers

Als werkgever profiteer je van verschillende voordelen bij het implementeren van een cafetariaregeling:

1. Lagere premies werknemersverzekeringen doordat het belaste loon omlaag gaat
2. Optimale benutting van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling
3. Aantrekkelijker werkgeverschap door flexibele arbeidsvoorwaarden
4. Hogere werknemerstevredenheid en -binding
5. Kostenefficiëntie zonder dat het ten koste gaat van medewerkerswaardering

Vooral voor het MKB kan een goed ingerichte cafetariaregeling een concurrentievoordeel opleveren ten opzichte van grotere werkgevers die vaak starre arbeidsvoorwaardenpakketten hebben.

Voordelen voor werknemers

Voor werknemers biedt een cafetariaregeling de volgende voordelen:

1. Belastingvoordeel door verlaging van het belaste loon
2. Maatwerk in arbeidsvoorwaarden passend bij de individuele situatie
3. Flexibiliteit om per jaar of zelfs per maand keuzes aan te passen
4. Mogelijkheid om te kiezen voor concrete benefits zoals een fiets, extra vakantiedagen of een opleidingsbudget

Vooral sectoren zoals het onderwijs maken hier al jaren succesvol gebruik van, waardoor medewerkers bijvoorbeeld kunnen kiezen voor meer vrije tijd tijdens schoolvakanties.

Nadelen en aandachtspunten

Hoewel een cafetariaregeling veel voordelen biedt, zijn er ook nadelen van de cafetariaregeling waar je rekening mee moet houden:

1. Doordat het brutoloon verlaagd wordt, kan dit gevolgen hebben voor:
   Pensioenopbouw (als deze is gebaseerd op het brutoloon), sociale zekerheidsrechten zoals WW, toeslagen van de Belastingdienst,  vakantiegeld en eventuele 13e maand
2. Administratieve complexiteit: de regeling moet zorgvuldig worden opgezet en bijgehouden
3. Heldere communicatie is noodzakelijk om werknemers goed te informeren

Een cafetariaregeling voorbeeld waarbij een werknemer maandelijks €500 bruto inruilt voor kinderopvang, betekent niet alleen €6000 minder loon op jaarbasis, maar beïnvloedt ook andere elementen zoals vakantiegeld en pensioenopbouw.

Belangrijke voorwaarden voor implementatie

Bij het opzetten van een cafetariaregeling moet je aan een aantal voorwaarden voldoen:

1. De regeling moet voldoen aan de Wet op de loonbelasting en premie volksverzekeringen
2. Er gelden beperkingen aan het inruilen van brutoloon
3. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen komen in aanmerking voor uitruil
4. De administratie moet op orde zijn om bij een controle te kunnen aantonen dat aan alle regels is voldaan

Het is raadzaam om bij het implementeren van een cafetariaregeling advies in te winnen bij een deskundige (zoals Loonbureau.nl).

Cafetariaregeling versus andere regelingen

Een cafetariaregeling verschilt op enkele punten van andere flexibele arbeidsvoorwaardenregelingen:

• Individueel keuzebudget (IKB): Bij een IKB krijgt de werknemer een budget om te besteden aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Bij een cafetariaregeling gaat het specifiek om het uitruilen van bestaande arbeidsvoorwaarden.
• Reguliere secundaire arbeidsvoorwaarden: Deze zijn vaak voor alle medewerkers hetzelfde, terwijl een cafetariaregeling per werknemer maatwerk mogelijk maakt.
• Cafetariaregeling voor een fiets: Dit is een specifieke toepassing waarbij een werknemer brutoloon inruilt voor een fiets van de zaak, inclusief bijbehorende accessoires.

Praktische implementatietips

Wil je als werkgever een cafetariaregeling implementeren? Houd dan rekening met deze praktische tips:

1. Begin klein: start bijvoorbeeld met een cafetariaregeling uitruil reiskosten
2. Zorg voor heldere documentatie en goede uitleg voor werknemers
3. Maak gebruik van gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling
4. Evalueer de regeling jaarlijks en pas deze indien nodig aan
5. Houd rekening met wijzigingen in wet- en regelgeving

Cafetariaregeling voorbeelden uit de praktijk

Deze regeling werkt in allerlei sectoren:

• Bouw: medewerkers kiezen voor de reiskosten binnen de cafetariaregeling, ideaal bij wisselende werklocaties.
• Onderwijs: leraren ruilen brutoloon in voor extra vrije dagen tijdens schoolvakanties.
• Zorg: zorgverleners kiezen voor een opleidingsbudget of kilometervergoeding.
• Zakelijke dienstverlening: medewerkers gebruiken het cafetariamodel voor een fiets van de zaak of training.
• Retail en horeca: personeel kiest voor extra vakantiedagen of reiskostenvergoeding tijdens drukke periodes.

In al deze gevallen levert de cafetariaregeling een voordeel op voor werknemer én werkgever.

Tot slot

Een cafetariaregeling kan een waardevolle toevoeging zijn aan je personeelsbeleid. Het biedt fiscaal voordeel voor zowel jou als werkgever als voor je werknemers, en het verhoogt de flexibiliteit en keuzevrijheid. Wel is het belangrijk om de regeling zorgvuldig op te zetten en werknemers goed te informeren over de mogelijke gevolgen van hun keuzes.

Bij Loonbureau.nl helpen we graag bij het opzetten en beheren van een cafetariaregeling die voldoet aan alle fiscale en juridische eisen. We zorgen ervoor dat je administratie op orde is en dat zowel jou als je werknemers optimaal profiteren van de mogelijkheden.

Wil je meer weten over hoe een cafetariaregeling jouw bedrijf kan versterken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Onze experts staan klaar om al je  vragen te beantwoorden en je te helpen bij de implementatie van een regeling op maat.