Als werkgever ben je verplicht personeelsgegevens correct te bewaren, maar wél binnen de grenzen van de wet. Ontdek hier de exacte bewaartermijnen per document, inclusief uitleg over de AVG, de Belastingdienst, en de Archiefwet. Inclusief handige checklist.
Wat staat er in een personeelsdossier (en wat niet)?
Veel ondernemers vragen zich af: Wat moet ik precies bewaren in een personeelsdossier? En voor hoelang?
De inhoud van een personeelsdossier verschilt per branche, maar bevat meestal:
- Persoonsgegevens en identiteitsbewijs
- Arbeidscontract en loonafspraken
- Verlof- en verzuimregistraties
- Verslagen van functioneringsgesprekken
- Informatie over loonbeslag, sancties en ontslagprocedures
Checklist: de wettelijke bewaartermijnen personeelsdossier per type document
| Type document | Bewaartermijn | Relevante wetgeving |
| Arbeidscontract | 5 jaar na uitdiensttreding | Belastingdienst |
| Loonbelastingverklaring | 5 jaar | Belastingwetgeving |
| Kopie ID | 5 jaar na uitdienst | Wet op de Identificatieplicht |
| Loonstroken | 7 jaar | Fiscale administratieplicht |
| Verzuimregistratie | 2 jaar | AVG |
| Beoordelingen, sancties, waarschuwingen | 2 jaar | AVG + redelijkheidstoets |
| Gegevens m.b.t. ontslag op staande voet | 2 tot 5 jaar | Afhankelijk van bezwaar/geschiltermijnen |
| Documenten over loonbeslag of sancties | 5 tot 7 jaar | Wettelijke aansprakelijkheid |
Let op: de bewaartermijn van documenten uit het personeelsdossier kunnen verschillen bij speciale situaties, zoals bij ambtenaren (overheid), gemeentepersoneel of het onderwijs.
AVG & Archiefwet: Wat zeggen de regels écht?
De AVG bewaartermijn personeelsdossier stelt dat je persoonsgegevens alleen zo lang mag bewaren als noodzakelijk. Uitzonderingen gelden bij:
- Wettelijke verplichting (bijv. Belastingdienst)
- Noodzaak voor juridische verdediging (bijv. ontslag)
- Sectorafspraken (bijv. overheid of onderwijs)
Daarnaast stelt de Archiefwet voor overheidsorganisaties aanvullende eisen aan de bewaartermijn. Denk hierbij aan de personeelsdossiers voor overheden of gemeentes.
Speciale situaties & uitzonderingen
- Bewaartermijn personeelsdossier uit dienst / na uitdiensttreding: standaard 2 tot 5 jaar, afhankelijk van de gegevens.
- Oud-medewerkers: na 2 jaar moeten persoonsgegevens verwijderd zijn, tenzij er wettelijke grond is.
- Bewaartermijn personeelsdossier na ontslag op staande voet: bewaar 2 tot 5 jaar voor bewijsvoering.
- Onderwijssector: bewaartermijn personeelsdossier onderwijs verschilt – check CAO en AVG-richtlijnen.
- België: de bewaartermijn personeelsdossier België kent andere fiscale regels; doorgaans 5 tot 10 jaar.
- Gemeente/ambtenaren: volg de richtlijnen van de Archiefwet voor overheidsdocumenten.
Veelgestelde vragen over bewaartermijnen
Wat is de wettelijke bewaartermijn van een personeelsdossier?
Gemiddeld 2 tot 5 jaar na uitdiensttreding, afhankelijk van het type document.
Hoe lang bewaar ik een personeelsdossier bij ontslag op staande voet?
Minimaal 2 jaar, tot maximaal 5 jaar als juridische claims mogelijk zijn.
Geldt de Archiefwet ook voor personeelsdossiers?
Ja, voor overheidsorganisaties. Denk aan gemeenten, provincies en onderwijsinstellingen.
Hoe zit het met loonbeslag of sancties?
Documenten over sancties en loonbeslag bewaar je minimaal 5 jaar vanwege juridische bewijslast.
Tips voor archivering en verwijdering
- Automatiseer je archiefbeheer met software.
- Gebruik onze checklist met bewaartermijnen per document.
- Plan elk jaar een “schoonmaakmoment” van je personeelsdossiers.
